Digitalizar documentos? es necesario? vale la pena? Si estas preguntas dan vueltas por tus pensamientos es porque todavía no conoces las ventajas de la digitalización de documentos. En este post entramos en el detalle y te aclaramos sus beneficios en 10 puntos y un poco mas.
1 - La información queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y las necesidades de hoy y mañana.
2 - Podemos consultar los documentos en cualquier momento a través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles y pcs de escritorio. Además pueden ser legalizados y asegurados gracias al uso de la firma digital
3 - Podemos compartir los documentos de manera rápida utilizando servicios online como redes sociales y cuentas de correo.
4 - Los documentos digitalizados pueden ser modificados y se pueden pasar a varios formatos como .DOC* de word y .PDF*, una extensión muy usada en la web.
5 - Remplazamos bibliotecas y estantes que pueden ocupar una habitación de la oficina por unCD o DVD.
6 - Disminuye costos de logística en envios de documentos, viajes, cadetería, correo físico y los problemas de seguridad.
7 - Los documentos no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones… u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.
8 - Las fotocopiadoras, impresoras, tintas, abrochadoras y demás insumos ya no son necesarios en la oficina.
9 - Aumenta la productividad de los empleados al facilitar el acceso a los documentos que ademas pueden ser visualizados simultaneamente.
10 - El acceso puede ser controlado con distintos niveles de permisos de usuarios.
Y mas ventajas
No solo la digitalización de documentos puede ser aplicada para fines comerciales, también puede ser usada por cualquier persona que quiera resguardar información que considere de importancia. Como papeles del hogar, tramites, datos personales, realizar copias de seguridad de sus publicaciones favoritas, fotografías y mucho mas. Sabias que el Vaticano está digitalizando sus documentos?
Despapelizando el mundo, mas que una ventaja
Ademas de ser una solución para mejorar la gestión de documentos, digitalizar es un paso muy importante que puede disminuir la contaminación ambiental generada por el papel. En la actualidad somos concientes de la contaminación que generan las fábricas y los consumidores por la mala implementación del reciclaje, y de las numerosas manifestaciones de la gente por el posicionamiento de nuevas fábricas en zonas pobladas.
En conclusión,digitalizar documentos mas que una ventaja, es la solución a muchas necesidades actuales .
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