Para los profesionales del sector de la custodia de archivos físicos, nos resulta algo chocante que muchas personas no tengan idea de este tipo de actividad profesional. A día de hoy, hay mucha gente que no ha oído hablar o, si lo han hecho, tienen una vaga idea sobre como funciona y sus ventajas (aumento de la seguridad, control y trazabilidad sobre la información de la compañía, ahorro de costes y espacio etc…..)
Por otro lado, también te encuentras con otras personas que creen conocerla a fondo y que te dicen que es una actividad en declive, que no aporta valor añadido y con poco futuro. Este tipo de personas suelen ser profesionales de empresas que han tenido alguna mala experiencia con empresas de “custodia” que realmente no lo son.
Como en todos los sectores, el “intrusismo profesional” está a la orden del día y mas, en un contexto de crisis global en la que las compañías toman decisiones poco meditadas sobre la deriva de sus servicios. Me refiero a empresas de guardamuebles, reconvertidas a empresas de custodia de archivo y “seguridad” de la información.
Como siempre, “la virtud está en la mitad” ni es un sector incipiente e innovador, ni está en pleno declive. Todo lo contrario: la custodia de archivos, es un sector maduro, pero con mucho futuro.
He escuchado en infinidad de ocasiones que las nuevas tecnologías y la era digital, harán que las empresas de custodia desaparezcan en poco tiempo y , aunque es cierto que hay ciertos sectores y empresas que pueden automatizar y digitalizar totalmente sus procesos , no es menos cierto, que la cantidad de papel que aún existe dentro de las empresas es ingente , y que hay sectores, que por su propia naturaleza, van a tener muy difícil desligarse del uso de los documentos físicos, al menos en los próximos 25-30 años.
Un factor clave es la falta de homogeneidad de criterios entre las distintas administraciones de los distintos estados a este respecto. En un mundo cada vez más globalizado en el que aumentan a diario las transacciones y operaciones entre empresas de distintas partes del planeta, nos encontramos con que las legislaciones vigentes en los países respecto a la documentación física, está totalmenteDesglobalizada. Un ejemplo
- Hay países en los que puedes destruir facturas una vez digitalizadas y otros que no. Si tu compañía trabaja con empresas de varios países y tienes algún problema judicial en alguno de ellos, ¿qué haces con los documentos que dan soporte legal a tus operaciones? ¿los destruyes, los guardas, los digitalizas ?…..¿Merece la pena correr el riesgo de no custodiar la documentación física?
- La relación coste / perjuicio de este tipo de servicios, tiene la respuesta: Por un coste bajo en relación a la seguridad y soporte. Es inevitable seguir custodiando la documentación por lo que, sin duda, es un servicio y modelo de negocio con mucho futuro por delante.
- ¿Cuánto tiempo debe conservarse una póliza de seguros, un contrato o una Historia Clínica en cada uno de los países en los que trabaja tu empresa?
Fuente: http://www.docout.es/2014/12/el-futuro-de-la-custodia-fisica-de-archivos/
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