En las asesorías, documentos que hasta hace poco se guardaban y utilizaban en papel han dejado de ser una realidad física para convertirse en una realidad virtual. En esta situación ha influido el uso extendido de las aplicaciones ofimáticas y los programas de gestión, la aceptación del correo electrónico como canal de comunicación y las facilidades de algunas administraciones como la Agencia Tributaria o la Tesorería de la Seguridad Social.
Esta realidad se irá imponiendo a medida que se implante la administración electrónica y se extienda el uso de las firmas digitales. De todas formas, se ha de tener en cuenta la realidad mixta (documentos en papel/documentos electrónicos) en que todavía nos encontraremos durante bastante tiempo.
La oficina sin papeles
Entre la oficina basada en documentos en soporte papel y la basada en documentos en soporte electrónico, existen varios estadios:
- Oficina tradicional basada en documentos en papel.
- Oficina mixta con ambos tipos de documentos (papel y electrónicos).
- Conversión de documentos en soporte papel a formato electrónico mediante escaneado (digitalización).
- Oficina completamente digitalizada: todos los documentos que se producen, reciben o distribuyen son electrónicos.
Las etapas 2 y 3 son las corresponden a la situación actual. La etapa 4 es una tendencia a largo plazo, ya que no se ha llegado aún a la tantas veces anunciada “oficina sin papeles”. Aunque nos encontramos con una oficina mixta en la que documentos en papel y documentos electrónicos continuarán coexistiendo probablemente durante años, la tendencia es ir hacia una oficina digital en que únicamente se manejen documentos electrónicos.
Archivos y redes
En el día a día muchas asesorías tienen que hacer frente a problemas derivados de una gestión de los documentos que no sabido adaptarse a los nuevos soportes digitales y medios de transmisión electrónicos y que, al mismo tiempo, ha descuidado el manejo de los documentos en papel.
Esta situación se agrava porque hay una falta de integración de los documentos en papel y los documentos electrónicos. Hay dos circuitos paralelos, sin una interrelación definida: por un lado, se maneja la documentación que se genera y se recibe en papel y, por otro lado, se procesan los ficheros informáticos generados por los programas de gestión y las aplicaciones ofimáticas. Esto provoca la existencia de dos compartimentos estancos para almacenar la información: el depósito de archivo y el servidor de la red local.
La gestión documental, ya sean documentos en soporte papel o documentos electrónicos, ha de partir de procedimientos que se puedan aplicar en todas las fases del ciclo de vida documental y que permitan mantener una coherencia en el tratamiento de los documentos.
Una idea básica que se debe tener muy clara es que trabajar en red es mucho más que compartir la impresora y el módem. La red local ha de funcionar también como un sistema de archivo de los documentos electrónicos que se producen diariamente en la asesoría.
En la gestión documental cada vez tiene menos importancia la gestión de los soportes en que se recoge la información, pasando a primer plano el hecho de facilitar al usuario la información que éste necesita para su trabajo. No importa dónde esté físicamente un documento (¿en el servidor local? ¿en un PC de la red? ¿en el archivo departamental?); lo que se requiere es que sea fácilmente accesible en el momento en que se necesite.
Aplicando unos procedimientos de archivo comunes conseguiremos almacenar eficazmente la documentación (cada persona sabe qué documentos ha de guardar, cómo y dónde) y recuperarla con rapidez (cada persona sabe cómo encontrar en poco tiempo los documentos que necesita) sin importar el soporte en que se encuentre.
Integración de los documentos en papel, los documentos electrónicos y los programas de gestión
Hay un tipo de información en las asesorías que está estrechamente ligada a la gestión de los documentos: se trata de los programas de gestión (programas de contabilidad, de sociedades y cuentas anuales, de rentas y patrimonio, de nóminas, de facturación, etc.) y de las bases de datos.
A la hora de planificar el sistema de archivo y la gestión de los documentos es fundamental partir de una visión global que englobe los documentos en papel, los documentos electrónicos y los programas de gestión.
Tanto los documentos electrónicos como los programas de gestión son ficheros informáticos pero desde el punto de vista documental presentan una diferencia sustancial:
- Un documento generalmente debe ser consistente e inalterable (su puesta al día genera un nuevo documento).
- Un programa de gestión o base de datos se actualiza regularmente.
- Por eso, su mantenimiento y conservación plantea diferentes requerimientos, teniendo en cuenta que a menudo existe una estrecha relación entre un programa de gestión y varios documentos. Por ejemplo, una actualización de los datos en el programa de contabilidad generará un nuevo balance de situación, es decir, un nuevo documento.
Documentos en papel
En muchas asesorías la gestión de los documentos en papel supone un grave problema por la facilidad con que se producen copias y duplicados de los mismos. El papel no es una realidad aislada de los sistemas informáticos: el uso de aplicaciones ofimáticas y las facilidades de impresión causan a menudo un incremento sustancial de los documentos en papel y una saturación del archivo.
En realidad, una gran cantidad de los documentos que se generan en las asesorías (casi el 100%) se crean en formato electrónico mediante una aplicación ofimática (tratamiento de textos, hoja de cálculo) o un programa de gestión. Habitualmente el documento electrónico es únicamente un paso intermedio para elaborar el documento definitivo en papel.
Una política de gestión documental debe establecer:
- Los documentos que deben conservarse en papel por razones administrativas o legales, eliminando toda la documentación expurgable: fotocopias, duplicados, notas desechables, borradores, documentación de apoyo informativo, etc.
- Los procedimientos de organización del archivo para que los documentos sean fácilmente accesibles.
- La eliminación sistemática de los documentos cuando han perdido su valor de uso o ha finalizado su período de validez legal.
Documentos electrónicos
La acumulación de documentos electrónicos en el servidor local o en los distintos puestos de trabajo es un problema que hasta hace poco no se había tenido en cuenta. Hay que empezar a entender, como dice Richard S. Wurman en su libro Angustia informativa, que
“Encontrar, seleccionar, reducir, organizar e imprimir la información tiene prioridad sobre crearla. Después de todo, la Biblioteca del Congreso no tendría demasiado valor si todos los libros estuvieran apilados de cualquier manera sobre el suelo. La forma en que la información es presentada y organizada se vuelve tan importante como el contenido.”
Una mecánica de trabajo basada más en la aplicación informática que en el propio documento dificulta el acceso a los documentos electrónicos cuando los necesitamos. El problema se acentúa cuando intervienen dos factores: el tiempo transcurrido desde la elaboración del documento y la dependencia de la persona que lo elaboró. Si combinamos ambos factores vemos que resulta tarea casi imposible que alguien encuentre un documento creado hace un año por otra persona distinta.
Además hay que tener en cuenta otros factores que también influyen decisivamente en el caos en que se han convertido muchos servidores:
- La facilidad con la que se producen copias de los documentos electrónicos.
- La existencia de diferentes versiones de un mismo documento
- La reutilización de documentos electrónicos que sirven de plantilla para elaborar nuevos documentos similares.
La gestión de los documentos electrónicos requiere:
- Determinar el modelo de archivo de los documentos electrónicos (centralizado, departamental o mixto); es decir, si los documentos se guardan y localizan en el servidor local o/y en las diferentes estaciones de trabajo.
- Organizar de forma lógica los directorios informáticos (árbol de carpetas y subcarpetas) y el acceso a los mismos.
- Establecer normas para la creación y el almacenamiento de los documentos.
- Crear plantillas para los documentos tipo más utilizados.
- Eliminar copias y versiones de un mismo documento.
- Establecer procedimientos para salvaguardar la integridad de los documentos (niveles de acceso, protección de documentos, copias de seguridad...).
Dentro de los documentos electrónicos nos encontramos con un caso particular: los mensajes de correo electrónico. El correo electrónico se ha convertido en una herramienta de comunicación básica debido a su facilidad de uso, su velocidad y su reducido coste. Ha supuesto un gran avance para las asesorías pero, al mismo tiempo, se ha convertido en un problema.
En la mayor parte de las asesorías todavía no se utilizan unos procedimientos de gestión bien definidos que permitan manejar el correo electrónico con rapidez y comodidad. A menudo se gestiona la correspondencia con criterios documentales pero se dejan de lado los mensajes electrónicos.
El tratamiento documental del correo electrónico implica definir unas directrices de uso del correo electrónico que establezcan unas reglas de creación de los mensajes (asuntos significativos y concisos, estructura del mensaje, archivos adjuntos, firmas...), unos criterios para su expurgo o eliminación, unos procedimientos para almacenarlos, etc.
Programas de gestión
La frontera entre datos y documentos es cada vez más difusa y cualquier sistema de gestión documental ha de contemplar ambos aspectos (datos y documentos) de forma interrelacionada.
Es habitual utilizar programas de gestión de despachos profesionales (contabilidad e IVA, sociedades y cuentas anuales, renta y patrimonio, nóminas...) que a veces sustituyen a los documentos como soporte de información. En cierta medida, los documentos se desmaterializan y se generan dinámicamente a partir de los datos introducidos en los programas de gestión. Esto implica que, si el programa de gestión no dispone de un fichero histórico, la modificación o la eliminación de los datos hace imposible recuperar o volver a crear un documento.
Se deben considerar una serie de cuestiones relacionadas con los programas de gestión si se quiere asegurar la integridad, autenticidad y exactitud de los documentos durante el tiempo en que sea necesario preservarlos:
- Trabajar con aplicaciones informáticas que utilicen formatos estándares con preferencia a los formatos propietarios.
- Adquirir programas de gestión que dispongan de herramientas de conversión (exportación de datos) de forma que se pueda realizar la migración de datos a otras aplicaciones informáticas.
- Prever, en la etapa de diseño del sistema de gestión documental, la conservación de la estructura lógica y de los datos de los programas de gestión (o de los registros de una base de datos) como parte del calendario de conservación y eliminación de los documento.
- Utilizar programas “visualizadores” que nos permiten leer los documentos generados con otras aplicaciones. Estas aplicaciones tienen importantes implicaciones en la autenticidad de los documentos pues es posible controlar las modificaciones posteriores o impedirlas “congelando” el documento. El formato más extendido es el PDF (Portable Document File).
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