Control y seguimiento del sistema de gestión documental

Después de la implementación del sistema de gestión documental hay que recoger información sobre su funcionamiento como un proceso integral y continuo. Esta revisión y valoración del sistema tiene por objeto iniciar acciones correctivas y establecer un régimen de control continuo y evaluación regular de los procesos y los procedimientos.

La revisión tras la implementación puede efectuarse de diferentes formas:

• Entrevistas con empleados clave.
• Observación de cómo opera el sistema.
• Examen del manual y los procedimientos de la gestión documental.
• Comprobaciones aleatorias sobre la calidad de los procesos.
• Indicadores de control.

La evaluación de un sistema o proceso es un examen que sirve para determinar si los requisitos planteados han sido satisfechos. Además permitirá anticipar cambios significativos en los requisitos de los documentos y en las necesidades de la asesoría que impliquen un nuevo ciclo de análisis y desarrollo del sistema de gestión documental.

El proceso de evaluación sólo tiene sentido si se repite en el tiempo. Es un ciclo continuo en que regularmente hay que plantearse:

• ¿Cómo se pueden mejorar los procesos documentales?
• ¿Qué acciones correctivas son necesarias?
• ¿Se han implementado estas acciones?
• ¿Son eficaces?

La evaluación como mejora continua

La evaluación de los procesos documentales ha de entenderse como una oportunidad para la mejora continua del sistema de archivo y la gestión de los documentos.

Por eso es recomendable fijar unos estándares y unos indicadores del control del sistema de gestión documental que hagan posible realizar un seguimiento permanente.

Material complementario: indicadores de control del sistema de gestión documental

Ejemplos de indicadores de gestión documental

Indicadores de captura de documentos

• Número de documentos capturados por período de tiempo desde cada puesto o área de trabajo;

Indicadores de la calidad del sistema de gestión documental

• Número de fallos constatados en la apertura de nuevos expedientes.
• Número de documentos considerados de calidad insuficiente por los usuarios.
• Retraso con respecto a la necesidad de disponer de un documento.
• Tiempo empleado en la recuperación de los documentos archivados.
• Número de fotocopias e impresiones por período de tiempo desde cada puesto o área de trabajo.
• Ganancia de espacio en los archivos departamentales.
• Ganancia de espacio en el archivo corportativo.

Indicadores de la integridad de los documentos

• Control de determinados metadatos (campos de las “propiedades” de los documentos) que se deben referenciar.
• Número de documentos que se quieren consultar no disponibles.
• Número de inconsistencias o datos no actualizados encontrados.
• Número de documentos perdidos o mal colocados.

Indicadores de utilización de las aplicaciones informáticas

• Número de accesos al programa de gestión de expedientes por período de tiempo desde cada puesto o área de trabajo.
• Número de consultas por período de tiempo.

Indicadores de la seguridad del sistema

• Realización de copias de seguridad periódicas.

Estos estándares se irán modificando a partir de las evaluaciones del sistema de archivo dentro del proceso de mejora continua.

Para pensar en la mejora continua del sistema de gestión documental es necesario:

• Pensar en el usuario: hay que intentar ver los procesos y los procedimientos tal como los perciben las personas que los desempeñan.
• Potenciar el trabajo en equipo eliminando las barreras entre las diferentes categorías del personal.
• Involucrar a todo el personal en el proceso de evaluación, control y seguimiento.
• Entender y tratar los fallos y las quejas como una oportunidad de mejora.
• Adoptar medidas y controles de evaluación continua.

Fuente: http://www.guiagestiondocumental.com/documental/modulo10/cap10-1.html