La digitalización de documentos se está convirtiendo en un proceso obligado para muchas empresas pero también para numerosas instituciones culturales y de gobierno. Para las empresas, tener una base de datos virtual que contenga la información de sus finanzas y los datos de sus clientes resulta de gran utilidad, sobre todo si se manejan altos volúmenes de papel.
El principal beneficio radica en poder acceder a los documentos de manera rápida y fácil. Las compañías de seguros, por ejemplo, están invirtiendo gran cantidad de recursos para migrar de las pólizas de papel a las digitales, y ya son muchos los ajustadores de seguros que viajan siempre con un escáner portátil y una tablet o un teléfono inteligente, en lugar de ir de un lado para el otro cargando un abultado portafolio.
Otra ventaja de contar con archivos digitales es que se puede acceder a ellos desde cualquier parte si se cuenta con una conexión a Internet. El trabajo no se ve interrumpido por una salida inesperada y es posible seguir atendiendo las necesidades de los clientes.
El ahorro de espacio también es resultado de digitalizar las bases de datos. Si bien es necesario recordar que los registros impresos deben guardarse durante algunos años por cuestión de obligaciones fiscales, muchos de las cajas y cajas que antes se tenían almacenadas pueden por fin tirarse a la basura. La contraparte de todo esto es que aún se sigue necesitando espacio de almacenamiento, pero con dos o tres servidores de gran capacidad, lo necesario para una empresa mediana con varios años de trayectoria, no se llenan varias habitaciones.
Una situación semejante a la de las empresas es la de las instituciones de gobierno. Digitalizar archivos significa acercarse a los ciudadanos, pues ellos pueden consultar la información que deseen sin la necesidad de realizar los tortuosos y largos procesos burocráticos, como hasta la fecha sigue sucediendo. Sumado a la posibilidad de realizar trámites en línea, se agiliza una gran parte de la atención al público.
Es importante señalar, en todo caso, que los gobiernos deben seguir almacenando la información impresa por todo aquello que compete a la transparencia y la rendición de cuentas.
En cuanto a las instituciones culturales, digitalizar documentos facilita el acceso del público en general a la información que ellos resguardan, pero sobre todo abre los espacios para los investigadores, quienes ya no necesitarían trasladarse hasta un archivo lejano, quizá incluso en otro país, para obtener los datos que necesitan para continuar con su labor de difusión de la cultura. Además, esta opción previene el desgaste de los documentos históricos provocado por la manipulación y la exposición al ambiente.
La digitalizacion de documentos se está convirtiendo en un proceso obligado para muchas empresas pero también para numerosas instituciones culturales y de gobierno. Para las empresas, tener una base de datos virtual que contenga la información de sus finanzas y los datos de sus clientes resulta de gran utilidad, sobre todo si se manejan altos volúmenes de papel.
El principal beneficio radica en poder acceder a los documentos de manera rápida y fácil. Las compañías de seguros, por ejemplo, están invirtiendo gran cantidad de recursos para migrar de las pólizas de papel a las digitales, y ya son muchos los ajustadores de seguros que viajan siempre con un escáner portátil y una tablet o un teléfono inteligente, en lugar de ir de un lado para el otro cargando un abultado portafolio.
Otra ventaja de contar con archivos digitales es que se puede acceder a ellos desde cualquier parte si se cuenta con una conexión a Internet. El trabajo no se ve interrumpido por una salida inesperada y es posible seguir atendiendo las necesidades de los clientes.
El ahorro de espacio también es resultado de digitalizar las bases de datos. Si bien es necesario recordar que los registros impresos deben guardarse durante algunos años por cuestión de obligaciones fiscales, muchos de las cajas y cajas que antes se tenían almacenadas pueden por fin tirarse a la basura. La contraparte de todo esto es que aún se sigue necesitando espacio de almacenamiento, pero con dos o tres servidores de gran capacidad, lo necesario para una empresa mediana con varios años de trayectoria, no se llenan varias habitaciones.
Una situación semejante a la de las empresas es la de las instituciones de gobierno. Digitalizar archivos significa acercarse a los ciudadanos, pues ellos pueden consultar la información que deseen sin la necesidad de realizar los tortuosos y largos procesos burocráticos, como hasta la fecha sigue sucediendo. Sumado a la posibilidad de realizar trámites en línea, se agiliza una gran parte de la atención al público.
Es importante señalar, en todo caso, que los gobiernos deben seguir almacenando la información impresa por todo aquello que compete a la transparencia y la rendición de cuentas.
En cuanto a las instituciones culturales, la digitalizacion de documentos facilita el acceso del público en general a la información que ellos resguardan, pero sobre todo abre los espacios para los investigadores, quienes ya no necesitarían trasladarse hasta un archivo lejano, quizá incluso en otro país, para obtener los datos que necesitan para continuar con su labor de difusión de la cultura. Además, esta opción previene el desgaste de los documentos históricos provocado por la manipulación y la exposición al ambiente.

Fuente: http://herramientasempresariales.com.mx/2013/04/beneficios-de-pasar-a-una-base-de-datos-digital/