Uno de los activos más valiosos de una Organización es la información. Y cuando ésta se agrupa en datos para describir o relacionar un asunto específico, aparece el concepto de Documento.
Tradicionalmente se ha concebido la idea del Documento como aquel soporte físico que evidencia una operación o transacción de la Empresa, aquel que materializa la gestión, y sin el cual pareciese que no tuviéramos como sustentar las decisiones tomadas, en función de las responsabilidades asociadas a nuestro trabajo.
Desde siempre y solo hasta hace relativamente poco tiempo, se desarrolló el paradigma de que los Documentos están inseparablemente ligados al papel impreso. Esto condujo a que al finalizar el trámite individual de los mismos, se fueran apilando generalmente de manera no muy bien organizada, y bajo ningún criterio de recuperación eficiente, con lo cual se conformaba el mal llamado “ARCHIVO MUERTO”. Para completar su menospreciado destino, tradicionalmente se le ha asignado el lugar menos decoroso en la Empresa para almacenarlos, y se estigmatizó el cargo de quienes lo deben custodiar y administrar.
Afortunadamente, a partir de la década del 2000, apoyado con el avance de la tecnología, y las primeras regulaciones normativas, emanadas por diferentes entes gubernamentales, encabezadas por El Archivo General de la Nación, se ha logrado cambiar dicha percepción y otorgar el verdadero valor que merecen los documentos dentro de las instituciones. Estos, no solo facilitan la dinámica empresarial, sino que constituyen su Memoria Corporativa; su pasado histórico, su presente activo, y la proyección de su futuro.
Surge entonces, El Sistema de Gestión Documental, como aquel conjunto de recursos técnicos, normativos, de hardware y software, que permiten administrar eficientemente la recepción y producción de documentos, desde su origen, y hasta su disposición final, para facilitar su consulta y preservación durante todo su ciclo de vida.
La tecnología ha permitido que se migre la naturaleza análoga del Documento físico, al concepto de naturaleza digital, es decir al Documento Electrónico. Y con dicho advenimiento, la Gestión Documental ha pasado a convertirse en un Sistema Estratégico que se debe alinear con los demás Sistemas de Gestión Integral (Calidad, Ambiente, Salud Ocupacional y Seguridad Industrial, Seguridad de la Información).
Una apropiada implementación del Sistema de Gestión Documental, debe estar fundamentada en elementos claves, como la construcción de un eficiente modelo de administración de los Documentos, a partir de la definición de los instrumentos archivísticos requeridos, las buenas prácticas en la recepción, producción y trámite de los Documentos, en la adopción de tecnologías como la digitalización certificada o con fines probatorios, un excelente software gestor de Documentos que involucre también los Electrónicos (e-mails, ofimáticos, etc.), y el hardware de mejores prestaciones.
El SGD debe permitir a la Organización, reducir costos operativos por inadecuados uso de Documentos en papel, racionalizar su producción, apoyar las decisiones en tiempo real basado en Documentos digitales, garantizar su función comprobatoria en el tiempo, migrar paulatinamente hacia la cultura cero papel, y sobre todo, estratégicamente apalancar el CORE DE NEGOCIO de la empresa.
Es hora, de darle vida y valor agregado a este protagonista clave en la gestión de las Empresas: EL DOCUMENTO.
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