Andrés Araya Montezuma*
Introducción
Uno
de los propósitos de las actividades que reúnen a los profesionales de archivo
es tener la oportunidad de reflexionar sobre el ámbito y las actividades que
les rodean desde diversas perspectivas: la formación académica, la profesional
y la empresarial. Siendo ésta última la menos explorada, a la organización del
evento le interesa conocer los criterios de quienes demandamos sus servicios y
concretamente, le interesa conocer lo que algunos dan en llamar las debilidades
y fortalezas de los archivistas.
Sin
duda el enfoque dependerá desde el cristal con que mire o mejor dicho y
utilizando una analogía, dependerá de la posición que uno asuma, así podrá observar
si el vaso se encuentra medio vacío o si el vaso se encuentra medio lleno.
Desde mi perspectiva, asumir el primer enfoque es tomar una posición negativa y
por ello prefiero quedarme con la segunda más positiva. Entonces, mis
comentarios están dirigidos a compartir cuáles podrían ser los faltantes y los
elementos que afectan o atentan el ambiente en el cual se desarrolla la
actividad del archivo y sus integrantes. En síntesis, en mi exposición procuro
referirme más que construir una crítica negativa es compartir desde una
perspectiva gerencial cuáles podrían ser algunos retos futuros y sugerir
algunas ideas que contribuyan a asumir una visión positiva del futuro de los
archivistas y su contexto.
1.
La competencia en el mercado laboral
Tradicionalmente, sin duda alguna, el sector estatal
ha constituido el más fuerte empleador de archivistas y es allí donde la
mayoría de profesionales ha tendido en los últimos años a movilizarse, y
prácticamente refugiarse, debido a diversas razones asociadas a la seguridad
laboral: la estabilidad de los salarios mínimos, las garantías laborales y las
posibilidades de movilidad interna, allende de la facilidad que ofrece y facilita la transición
hacia otros puestos de trabajo no necesariamente especializados en archivo. En
este sentido, se puede comprobar la tendencia del Archivo Nacional de mencionar
constantemente en sus Informes la recomendación de apertura de nuevos puestos
para archivistas tanto a nivel institucional nacional como local. La misma Defensoría de los Habitantes destaca
en los últimos informes la necesidad de contar con mayor cantidad de
plazas de archivistas, so pena de sufrir
sanciones morales por el incumplimiento de parte de los entes del Estado. Esta
labor contrasta con la tramitación lenta y mesurada de plazas tanto en el
Servicio Civil como la aprobación de presupuesto de parte de la Contraloría
General de la República.
* Gerente Ejecutivo de Archivística Consultores. Ha sido
funcionario del CSUCA, IIDH/CAPEL y consultor internacional del Centro Carter,
PNUD y el BID.
Frente
a este escenario limitado el futuro empleador de archivistas se torna hacia las
personas físicas (servicios de consultoría individual) y las personas jurídicas
(pequeñas y medianas empresas) las cuales constituyen una alternativa cada vez
mayor y frecuente. La contratación tanto del sector público como privado genera
como consecuencia una profesión de pleno empleo y en parte una inopia de
profesionales en el mercado laboral. Sin embargo, según la perspectiva para los
próximos años, el sector estatal parece entrar en una tendencia a reducirse,
razón por la cual los futuros profesionales, quizás los que se estén graduando
en los próximos años, se verán obligados a buscar nuevas fuentes de mercado
laboral, por lo cual tendrán que tener un conjunto de herramientas superiores
que les permita la competencia con sus congéneres y con otras disciplinas.
No
es sino recientemente que grupos pequeños de profesionales ha tendido a ampliar
sus horizontes en la prestación de venta de servicios privada y ha expandido
las posibilidades de mercado laboral para el archivista, un mercado mucho más
exigente, de respuesta inmediata y de corto plazo que desea un servicio
integral que incluya: la administración y ordenamiento de sus expedientes, la
capacitación del personal, el diseño de manuales y procedimientos y la
presentación de informes.
2.
Los retos de los archivistas
El
mercado empresarial en la actualidad está amenazado por constantes variaciones
y una de las amenazas se encuentra en la visión de los empresarios, gerentes y
tomadores de decisión de que la informática lo resuelve todo; los usuarios del
servicio desean que:
a-
todos sus documentos se encuentren en forma rápida,
b-
ocupen menos espacio
c-
tenerlo todo en la computadora
y
por ello, están migrando con una gran velocidad a medios de conservación
informática pretendiendo con ello:
a-
resolver todos sus problemas en forma integral y
b-
volver obsoletos los procedimientos manuales de conservación.
Por
otra parte, la mayoría de los tomadores de decisión de las instituciones
públicas son cuadros políticos que se renuevan con facilidad y desconocen los
alcances de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202 y su Reglamento,
así como las consecuencias de su incumplimiento. Ambas razones justifican la
mención de varios retos de los profesionales en los próximos años:
·
Un primer reto de los profesionales en general y en particular de los
archivistas es aprender a moverse con ideas poco convencionales en un mundo
de negocios cambiante.
·
Un segundo reto consiste en convencer a los tomadores de decisión
(decisores) de las instituciones y las empresas, las ventajas comparativas
de contar con profesionales capaces de poseer un sistema de archivos organizado
y ordenado antes de que procedan a transferir la información a medios de
conservación.
·
Un tercer reto de los archivistas consiste en la difusión de la
normativa nacional y especialmente de las ventajas del cumplimiento y de las
consecuencias por su incumplimiento, en el marco del sector público.
·
Un cuarto reto es convencer al sector privado de los
beneficios (ahorro y tiempo) que puede obtener a cambio de contar con los
servicios especializados de archivo en su empresa u organización.
·
Un quinto reto consiste en contribuir a modificar las estructuras
organizativas y funcionales de las Instituciones que les son afines y
cambiar su actitud contemplativa por una más activa.
Independientemente de que los
archivistas atiendan un mercado del sector público o privado, deben tener la
capacidad de fortalecer algunos faltantes que complementen el dominio de la
técnica archivística, resumido en los siguientes elementos:
Originalidad y
creatividad
La originalidad
y creatividad hacen referencia a la capacidad de las personas de exponer sus
ideas propias. Los archivistas en general han demostrado ser buenos
administradores de los archivos pero mi impresión particular después de varios años y de
contar con una presencia en el mercado laboral, es que los archivistas podrían
impactar mucho más en el desarrollo económico y social del país y en los
decisores del sistema tales como gerentes, directores, presidentes de empresas
o de entes públicos y organismos internacionales.
Para ello deben
orientarse a fomentar una formación
académica y tener una práctica profesional que promueva nuevas formas y estilos
de realizar las actividades que desarrollan los profesionales, aventurándose a aplicar modelos, métodos
y prácticas, que si bien cumplan con las normas y reglas establecidas, pero en
forma más creativa. A mi me parece que es hora que los archivistas le pongan
alas a sus sueños.
Para ello, se
podría recurrir a:
a) Cultivar y estimular los esfuerzos individuales y
colectivos
b) Construir una estrategia colectiva de difusión de
las capacidades y experiencias de los
profesionales
c) Identificar y focalizar los nichos de mercado
potenciales y reales
d) Explorar los mercados con “agresividad”
e) Realizar inversiones de tiempo y de recursos
económicos
Versatilidad
La versatilidad
hace referencia a la capacidad para tornarse, convertirse ó volverse dúctil
fácilmente en el momento en que los mercados se contraen o constriñen, para lo
cual se apela a la capacidad de desplegar en su mayor cantidad de conocimientos
adquiridos y de las herramientas con que se cuenta dadas las necesidades de los
clientes y los usuarios.
Los archivistas
han demostrado una buena preparación en las técnicas de archivo y el
tratamiento de las fuentes documentales e históricas, pero que con las
exigencias del mercado actual debe reflejarse en la adquisición y la
combinación de herramientas provenientes de la informática, la ingeniería
industrial, el derecho y la administración.
Para ello, sería
importante contar con:
a) Un dominio y profundización del uso de tecnologías
y paquetes informáticos y bases de datos.
b) Un mayor conocimiento de la legislación nacional
(incluyendo la legislación local, tributaria y administrativa)
y la legislación internacional comparada.
c) Una exigencia de la capacidad de brindar informes
escritos adecuados y bien redactados.
d) Una capacidad de gestión gerencial y mercadeo.
e) Una mayor capacidad de las técnicas administrativas
tanto públicas como privadas para entender su entorno.
f) Un aprendizaje del diseño de manuales, normas y
procedimientos en archivo.
g) Adquirir nuevas herramientas para competir en el
mercado, como el manejo de licitaciones.
Buena calidad
Si bien la buena
calidad del servicio estará determinada por el esfuerzo personal de cada
profesional, debe avanzarse en la construcción de un esfuerzo común del
crecimiento profesional influyendo en la “autoestima colectiva”.
En este sentido,
el papel de las asociaciones de profesionales, en conjunto con otras organizaciones
como las universidades y el Archivo Nacional, tienen un papel importante en la
difusión de las capacidades y responsabilidades de los profesionales.
Para ello, sería
importante:
a) Realizar
campañas de difusión y concienciar sobre la importancia de los profesionales y sus beneficios.
b) Efectuar más
actividades académicas.
c) Fomentar la
investigación académica en diversos aspectos.
d) Fomentar la
formación en el extranjero a través de incentivos y becas.
e) Fomentar las
consultorías nacionales e internacionales.
f) Patrocinar la
investigación.
Si no está roto,
rómpalo
Este es el
título muy sugestivo de un libro de los autores, Robert J. Kriegel y Louis
Patler, el cual nos sugiere que “para adelantarnos a los cambios, al incremento
de la competencia y a la complejidad de estos tiempos, necesitamos una nueva
forma de pensamiento, una nueva forma que constituya un alejamiento radical del
pasado”. Y nos invita a cambiar y modificar nuestra forma de ver las cosas y
superar los retos del milenio para lo cual se requerirá de algunas
modificaciones de parte de:
· las
instituciones formadoras de profesionales
· las
instituciones estatales rectoras del servicio
· las organizaciones representantes de los
profesionales
· y de las organizaciones e instituciones empleadoras
Las
circunstancias que rodearon la creación de la Ley del Sistema Nacional de
Archivos se plasmaron en una marcada tendencia hacia la concentración de
actividades y funciones que quizás en su momento requerían ser así pero que
parece requerirse de una revisión y de cambios de cara hacia el futuro. Algunas
evidencias se encuentran en la organización, ejecución y control de muchas de
las actividades académicas, administrativas y laborales del Sistema Nacional de
Archivos. Considero que ha llegado el tiempo para iniciar un debate amplio
frente al tema y replantearse para los próximos años algunos cambios para tener
un mayor impacto en el desarrollo social y económico del país y quisiera
finalizar mi presentación con la propuesta de los siguientes aspectos mínimos
como punto de partida para un debate más profundo en el futuro:
1) En primer lugar debe darse una revisión de la normativa del Sistema
Nacional de Archivos que permita una mayor independencia y autonomía de
algunas instituciones que actualmente están representadas como son las
instituciones académicas y asociativas, lo cual permitiría fortalecer el papel
que cada una de ellas juega en el Sistema.
2) En segundo lugar me parece que el Archivo Nacional debe fortalecerse
como el ente rector del Sistema Nacional de Archivos para buscar un papel
más activo y protagónico como regulador o certificador de las actividades que
realizan las personas físicas y jurídicas que se dedican a brindar servicios de
archivo, incluyendo el bodegaje.
3) En tercer lugar, debe fortalecerse las funciones de supervisión de
parte del ente rector y fortalecerse las funciones asesoras de iniciativa
privada en la administración pública y privada.
4) En cuarto lugar, debe buscarse una mayor independencia entre los
cuerpos académicos y profesionales de archivo del órgano rector que vela
por el cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.
5) En quinto lugar sugiero el fortalecimiento de las asociaciones para que
asuman responsablemente la protección de los intereses de los agremiados
pero que defiendan más fuertemente los intereses de los usuarios de los
servicios brindados por los profesionales.
http://www.archivonacional.go.cr/index.php?option=com_content&view=article&id=188&Itemid=106
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