miércoles, 2 de diciembre de 2015

Los Profesionales archivistas desde la perspectiva empresarial



Andrés Araya Montezuma*


Introducción

Uno de los propósitos de las actividades que reúnen a los profesionales de archivo es tener la oportunidad de reflexionar sobre el ámbito y las actividades que les rodean desde diversas perspectivas: la formación académica, la profesional y la empresarial. Siendo ésta última la menos explorada, a la organización del evento le interesa conocer los criterios de quienes demandamos sus servicios y concretamente, le interesa conocer lo que algunos dan en llamar las debilidades y fortalezas de los archivistas.

Sin duda el enfoque dependerá desde el cristal con que mire o mejor dicho y utilizando una analogía, dependerá de la posición que uno asuma, así podrá observar si el vaso se encuentra medio vacío o si el vaso se encuentra medio lleno. Desde mi perspectiva, asumir el primer enfoque es tomar una posición negativa y por ello prefiero quedarme con la segunda más positiva. Entonces, mis comentarios están dirigidos a compartir cuáles podrían ser los faltantes y los elementos que afectan o atentan el ambiente en el cual se desarrolla la actividad del archivo y sus integrantes. En síntesis, en mi exposición procuro referirme más que construir una crítica negativa es compartir desde una perspectiva gerencial cuáles podrían ser algunos retos futuros y sugerir algunas ideas que contribuyan a asumir una visión positiva del futuro de los archivistas y su contexto.  

1. La competencia en el mercado laboral

Tradicionalmente, sin duda alguna, el sector estatal ha constituido el más fuerte empleador de archivistas y es allí donde la mayoría de profesionales ha tendido en los últimos años a movilizarse, y prácticamente refugiarse, debido a diversas razones asociadas a la seguridad laboral: la estabilidad de los salarios mínimos, las garantías laborales y las posibilidades de movilidad interna, allende de la  facilidad que ofrece y facilita la transición hacia otros puestos de trabajo no necesariamente especializados en archivo. En este sentido, se puede comprobar la tendencia del Archivo Nacional de mencionar constantemente en sus Informes la recomendación de apertura de nuevos puestos para archivistas tanto a nivel institucional nacional como local.  La misma Defensoría de los Habitantes destaca en los últimos informes la necesidad de contar con mayor cantidad de plazas  de archivistas, so pena de sufrir sanciones morales por el incumplimiento de parte de los entes del Estado. Esta labor contrasta con la tramitación lenta y mesurada de plazas tanto en el Servicio Civil como la aprobación de presupuesto de parte de la Contraloría General de la República.
* Gerente Ejecutivo de Archivística Consultores. Ha sido funcionario del CSUCA, IIDH/CAPEL y consultor internacional del Centro Carter, PNUD y el BID.

Frente a este escenario limitado el futuro empleador de archivistas se torna hacia las personas físicas (servicios de consultoría individual) y las personas jurídicas (pequeñas y medianas empresas) las cuales constituyen una alternativa cada vez mayor y frecuente. La contratación tanto del sector público como privado genera como consecuencia una profesión de pleno empleo y en parte una inopia de profesionales en el mercado laboral. Sin embargo, según la perspectiva para los próximos años, el sector estatal parece entrar en una tendencia a reducirse, razón por la cual los futuros profesionales, quizás los que se estén graduando en los próximos años, se verán obligados a buscar nuevas fuentes de mercado laboral, por lo cual tendrán que tener un conjunto de herramientas superiores que les permita la competencia con sus congéneres y con otras disciplinas.

No es sino recientemente que grupos pequeños de profesionales ha tendido a ampliar sus horizontes en la prestación de venta de servicios privada y ha expandido las posibilidades de mercado laboral para el archivista, un mercado mucho más exigente, de respuesta inmediata y de corto plazo que desea un servicio integral que incluya: la administración y ordenamiento de sus expedientes, la capacitación del personal, el diseño de manuales y procedimientos y la presentación de informes.

2. Los retos de los archivistas

El mercado empresarial en la actualidad está amenazado por constantes variaciones y una de las amenazas se encuentra en la visión de los empresarios, gerentes y tomadores de decisión de que la informática lo resuelve todo; los usuarios del servicio desean que:

a- todos sus documentos se encuentren en forma rápida,
b- ocupen menos espacio
c- tenerlo todo en la computadora
y por ello, están migrando con una gran velocidad a medios de conservación informática pretendiendo con ello:

a- resolver todos sus problemas en forma integral y
b- volver obsoletos los procedimientos manuales de conservación.

Por otra parte, la mayoría de los tomadores de decisión de las instituciones públicas son cuadros políticos que se renuevan con facilidad y desconocen los alcances de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202 y su Reglamento, así como las consecuencias de su incumplimiento. Ambas razones justifican la mención de varios retos de los profesionales en los próximos años:

· Un primer reto de los profesionales en general y en particular de los archivistas es aprender a moverse con ideas poco convencionales en un mundo de negocios cambiante.

· Un segundo reto consiste en convencer a los tomadores de decisión (decisores) de las instituciones y las empresas, las ventajas comparativas de contar con profesionales capaces de poseer un sistema de archivos organizado y ordenado antes de que procedan a transferir la información a medios de conservación.

· Un tercer reto de los archivistas consiste en la difusión de la normativa nacional y especialmente de las ventajas del cumplimiento y de las consecuencias por su incumplimiento, en el marco del sector público.

· Un cuarto reto es convencer al sector privado de los beneficios (ahorro y tiempo) que puede obtener a cambio de contar con los servicios especializados de archivo en su empresa u organización.

· Un quinto reto consiste en contribuir a modificar las estructuras organizativas y funcionales de las Instituciones que les son afines y cambiar su actitud contemplativa por una más activa.

Independientemente de que los archivistas atiendan un mercado del sector público o privado, deben tener la capacidad de fortalecer algunos faltantes que complementen el dominio de la técnica archivística, resumido en los siguientes elementos:

Originalidad y creatividad
La originalidad y creatividad hacen referencia a la capacidad de las personas de exponer sus ideas propias. Los archivistas en general han demostrado ser buenos administradores de los archivos pero mi impresión particular después de varios años y de contar con una presencia en el mercado laboral, es que los archivistas podrían impactar mucho más en el desarrollo económico y social del país y en los decisores del sistema tales como gerentes, directores, presidentes de empresas o de entes públicos y organismos internacionales.

Para ello deben orientarse a fomentar una  formación académica y tener una práctica profesional que promueva nuevas formas y estilos de realizar las actividades que desarrollan los profesionales, aventurándose a aplicar modelos, métodos y prácticas, que si bien cumplan con las normas y reglas establecidas, pero en forma más creativa. A mi me parece que es hora que los archivistas le pongan alas a sus sueños.

Para ello, se podría recurrir a:
a) Cultivar y estimular los esfuerzos individuales y colectivos
b) Construir una estrategia colectiva de difusión de las capacidades y           experiencias de los profesionales 
c) Identificar y focalizar los nichos de mercado potenciales y reales
d) Explorar los mercados con “agresividad”
e) Realizar inversiones de tiempo y de recursos económicos

Versatilidad
La versatilidad hace referencia a la capacidad para tornarse, convertirse ó volverse dúctil fácilmente en el momento en que los mercados se contraen o constriñen, para lo cual se apela a la capacidad de desplegar en su mayor cantidad de conocimientos adquiridos y de las herramientas con que se cuenta dadas las necesidades de los clientes y los usuarios. 

Los archivistas han demostrado una buena preparación en las técnicas de archivo y el tratamiento de las fuentes documentales e históricas, pero que con las exigencias del mercado actual debe reflejarse en la adquisición y la combinación de herramientas provenientes de la informática, la ingeniería industrial, el derecho y la administración.

Para ello, sería importante contar con:
a) Un dominio y profundización del uso de tecnologías y paquetes informáticos                 y bases de datos.
b) Un mayor conocimiento de la legislación nacional (incluyendo la legislación                      local, tributaria y administrativa) y la legislación internacional comparada.
c) Una exigencia de la capacidad de brindar informes escritos adecuados y             bien redactados.  
d) Una capacidad de gestión gerencial y mercadeo.
e) Una mayor capacidad de las técnicas administrativas tanto públicas como            privadas para entender su entorno.
f) Un aprendizaje del diseño de manuales, normas y procedimientos en archivo.
g) Adquirir nuevas herramientas para competir en el mercado, como el manejo                    de licitaciones.

Buena calidad
Si bien la buena calidad del servicio estará determinada por el esfuerzo personal de cada profesional, debe avanzarse en la construcción de un esfuerzo común del crecimiento profesional influyendo en la “autoestima colectiva”.

En este sentido, el papel de las asociaciones de profesionales, en conjunto con otras organizaciones como las universidades y el Archivo Nacional, tienen un papel importante en la difusión de las capacidades y responsabilidades de los profesionales.

Para ello, sería importante:
a) Realizar campañas de difusión y concienciar sobre la importancia de los                profesionales y sus beneficios.
b) Efectuar más actividades académicas.
c) Fomentar la investigación académica en diversos aspectos.
d) Fomentar la formación en el extranjero a través de incentivos y becas.
e) Fomentar las consultorías nacionales e internacionales.
f) Patrocinar la investigación.

Si no está roto, rómpalo
Este es el título muy sugestivo de un libro de los autores, Robert J. Kriegel y Louis Patler, el cual nos sugiere que “para adelantarnos a los cambios, al incremento de la competencia y a la complejidad de estos tiempos, necesitamos una nueva forma de pensamiento, una nueva forma que constituya un alejamiento radical del pasado”. Y nos invita a cambiar y modificar nuestra forma de ver las cosas y superar los retos del milenio para lo cual se requerirá de algunas modificaciones de parte de:
· las instituciones formadoras de profesionales
· las instituciones estatales rectoras del servicio
· las organizaciones representantes de los profesionales
· y de las organizaciones e instituciones empleadoras

Las circunstancias que rodearon la creación de la Ley del Sistema Nacional de Archivos se plasmaron en una marcada tendencia hacia la concentración de actividades y funciones que quizás en su momento requerían ser así pero que parece requerirse de una revisión y de cambios de cara hacia el futuro. Algunas evidencias se encuentran en la organización, ejecución y control de muchas de las actividades académicas, administrativas y laborales del Sistema Nacional de Archivos. Considero que ha llegado el tiempo para iniciar un debate amplio frente al tema y replantearse para los próximos años algunos cambios para tener un mayor impacto en el desarrollo social y económico del país y quisiera finalizar mi presentación con la propuesta de los siguientes aspectos mínimos como punto de partida para un debate más profundo en el futuro:
 
1) En primer lugar debe darse una revisión de la normativa del Sistema Nacional de Archivos que permita una mayor independencia y autonomía de algunas instituciones que actualmente están representadas como son las instituciones académicas y asociativas, lo cual permitiría fortalecer el papel que cada una de ellas juega en el Sistema.

2) En segundo lugar me parece que el Archivo Nacional debe fortalecerse como el ente rector del Sistema Nacional de Archivos para buscar un papel más activo y protagónico como regulador o certificador de las actividades que realizan las personas físicas y jurídicas que se dedican a brindar servicios de archivo, incluyendo el bodegaje.

3) En tercer lugar, debe fortalecerse las funciones de supervisión de parte del ente rector y fortalecerse las funciones asesoras de iniciativa privada en la administración pública y privada.

4) En cuarto lugar, debe buscarse una mayor independencia entre los cuerpos académicos y profesionales de archivo del órgano rector que vela por el cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

5) En quinto lugar sugiero el fortalecimiento de las asociaciones para que asuman responsablemente la protección de los intereses de los agremiados pero que defiendan más fuertemente los intereses de los usuarios de los servicios brindados por los profesionales.


http://www.archivonacional.go.cr/index.php?option=com_content&view=article&id=188&Itemid=106

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