Para hablar de Tipo documental hay que diferenciar primero entre caracteres externos e internos de los documentos.
- Externos: hablamos de caracteres externos cuando nos referimos como es el documento físicamente: clase y tipo documental, formato, etc.
- Internos: Que se refieren a las partes de las que consta un documento: productor o entidad, fecha, etc.
Cuando hablamos de tipo documental nos referimos a qué clase de documento es, es decir la forma, a las taxonomías de los documentos. Es posible que haya infinidad de tipos documentales puesto que con ellos nos referimos a de lo que trata el documento: informes, facturas, correspondencia, etc. y por tanto a cuál es su finalidad o actividad. Son similares en cuanto sus caracteres internos.
La serie documental: se refiere a un conjunto de documentos que tienen un mismo origen, es decir, que responden a una misma función administrativa, tienen el mismo uso administrativo o están sujetos al mismo trámite. Además estos documentos, tienen características similares en lo que se refiere a su contenido. A veces también tienen similitudes en su aspecto externo.
Además encontramos la Subserie que es el conjunto de documentos agrupados dentro de una serie por cualquier razón derivada de su creación, recepción o utilización.
Unidad documental
Unidad Documental compuesta (expediente): es una unidad organizada de documentos (varias unidades simples) que han sido reunidos por cualquiera de estas razones:
- Por el productor, para su uso corriente
- Durante el proceso de organización archivística (porque se refiere al mismo tema, actividad o asunto
Unidad Documental simple (documento): se refiere a la unidad documental archivística más pequeña que existe, esta unidad no puede ser dividida en más parte de lo que ya es, son por ejemplo una fotografía, un informe, etc. No todas las unidades documentales simples tienen que estar dentro de un expediente, pero todos los expedientes están formados por unidades documentales simples.
Fuentes:
- Barbadillo Alonso, Javier [2011]: Las normas de descripción archivística: qué son y cómo se aplican. Gijón. Trea.
- Cruz Mundet, J. R. [2011]: Diccionario de Archivística. Madrid. Alianza
- Duque Fuenteleja, Belen. Conceptos básicos de Archivística. UNED y Fundación Carlos Amberes.
- Heredia Heredia, Antonia [1995}: Archivística general: teoría y práctica. Sevilla. Diputación provincial.
http://eldocumentalistaudiovisual.com/2014/12/03/tipo-y-serie-documental-y-unidad-documental-simple-y-compuesta/
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