Series

Los expedientes suelen formar parte de una serie.

1. Definición de serie

Se entiende por serie el conjunto ordenado de documentos y expedientes generados por una unidad u oficina resultado de una misma gestión, actividad o procedimiento.

2. Organización de las series

• Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto.
• Determine el título oficial de la serie, que suele estar establecido en normativas, reglamentos, manuales de procedimientos, en la propia documentación, etc. Una vez determinado su título debe mantenerse en el tiempo.
• No use como título de series denominaciones referidas a tipos de documentos como oficios, notificaciones, etc., ni denominaciones genéricas como expedientes generales, varios, miscelánea, etc.
• Identifique serie con procedimiento.
• Cada serie documental está identificada y codificada en el cuadro de clasificación de documentos administrativos, que puede consultar en la base de datos del Archivo de la UCA.

3. Ordenación de las series

Se establecerá un criterio de ordenación de los expedientes dentro de su serie, de acuerdo a la naturaleza de los expedientes que la formen y a la forma que facilite su recuperación.

Las series documentales se pueden ordenar bajo los siguientes criterios:

• Orden cronológico, adecuado para documentos o expediente de presupuestos, nóminas, sesiones del Claustro, etc.
• Orden alfabético de nombres de personas u organismos, adecuado para documentos o expediente personales, académicos, etc., o nombre de asuntos (ejemplos: informes de gestión).
• Orden numérico, adecuado para expediente o documentos contables, nº de control de expedientes codificados como becas, etc.
• Combinación de varios (ejemplo: cronológico y alfabético)

EXPEDIENTE	SERIE
Expediente de D. Eduardo Vega Torres	Expedientes personales administrativos del Personal de Administración y Servicios
Rehabilitación de la fachada de la Facultad de Filosofía	Expedientes de obras mayores
Acta de la sesión de16.07.2000	Actas de Juntas de Gobierno
Traslado de D. Francisco Serrano Lucena	Traslados de expedientes
Escala de Gestión (2000)	Expedientes de Proceso selectivo para ingreso en las escalas de Personal de Administración y Servicios
Tabla 1. Ejemplos de expedientes y series

Diagrama 1. Ejemplo de serie, expediente y documentos que lo componen

http://archivo.uca.es/gestion/normasorganizacion#Bloque2