Evolución de los Archivos

EVOLUCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Uno de los grandes problemas en la gestión de los archivos en las instituciones públicas ha sido la sobre producción de los mismos, la cual se viene caracterizando en las organizaciones públicas desde el siglo XX, esto ha generado una crisis funcional en ciertas instituciones que encuentran cada vez más difícil tener un efectivo control de la información generada masivamente así como el recurso, espacio y mobiliario necesario para el manejo, resguardo y control material. Este fenómeno se genera por varios factores como: el aumento de las relaciones entre sociedad y gobierno, vicios en las costumbres de funcionarios y empleados públicos en la sobre producción de documentos irrelevantes, mal uso y abuso de las nuevas tecnologías, patrimonialismo del funcionario público sobre su trabajo y la desidia en la labor para evaluar los documentos trascendentales de los que no lo son para su resguardo.

Es por eso que en la metodología para el manejo de archivos fue necesario reorientar desde una perspectiva crítica la funcionalidad de éstos dentro de las administraciones públicas, no solamente realizar un resguardo histórico, sino también recursos indispensables para el desempeño de la gestión pública fomentado la conservación selectiva de información, rompiendo con los círculos viciosos, para lograr una eficiente organización en los documentos. Fue así que tratadistas como Theodore R. Schellenberg, considerado como el padre de la archivística moderna, se dieron a la tarea de implementar un nuevo marco conceptual para esta disciplina denominada “administración de documentos”, definiendo una metodología integral para planear, dirigir y controlar la producción, organización, circulación y uso de documentos, a lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una mayor economía y realización en el manejo de los recursos operativos y las estructuras archivísticas, la cual brindo nuevos conceptos, instrumentos y procesos para el tratamiento de la información documental, ayudando a la mejora en el proceso de valoración y el ciclo vital de los documentos, esta metodología fue propuesta por José Antonio Ramírez Deleón en su libro Metodología para la organización de sistemas institucionales de archivo.

Durante el proceso de la evolución archivística se determinaron varias etapas que dieron importantes avances en la implementación de la administración de documentos, iniciando en el año de 1965, con la puesta en marcha de lo que puede ser considerado como el primer programa integral de reforma administrativa, hasta las modificaciones de fecha 20 de julio del 2007, hechas al artículo sexto párrafo segundo, inciso V de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en donde se establece que las instituciones públicas deben contar con archivos administrativos actualizados, cumpliendo así con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y estableciendo el Sistema Institucional de Archivos como guía para mejorar la infraestructura archivística de los organismos públicos.

En dicho sistema se definen tres procesos esenciales en el ciclo de vida de los archivos: el archivo en trámite, el archivo de concentración y el archivo histórico. El archivo en trámite constituye la unidad responsable de la administración de documentos en gestión, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cualquier unidad administrativa, donde el documento cumple con una función primaria, concluyendo esta función, y apegado a los lineamientos establecidos en cada institución donde se determinan los tiempos de los mismos en un catálogo de disposición documental, se traspasan al archivo de concentración. El archivo de concentración es la unidad responsable de la administración de documentos cuya frecuencia de consulta haya disminuido, los documentos permanecen en él hasta que concluye su plazo de conservación, en razón de sus valores primarios de carácter administrativo, legal y fiscal, siendo así el principal depurante de documentos que no poseen trascendencia de los que sí. Finalmente, el archivo histórico es la unidad responsable de organizar, describir, conservar, preservar, administrar y divulgar la memoria documental institucional.

En conclusión la evolución de los sistemas de archivos ha tenido grandes avances desde sus inicios, lo cual permite tener un amplio marco conceptual en el proceso archivístico, pero esto no deja de ser un sistema con posibilidades de mejoras en el proceso de implementación y ejercicio del mismo, siendo necesario homogeneizar los conceptos entre las instituciones públicas y generar una nueva cultura archivística en el sector público eficientando la selección, depuración y conservación de los documentos relevantes para el acervo histórico del Estado, y evitar y eliminar vicios que impiden un archivo histórico representativo.

Fuente:http://www.imipe.org.mx/blog/2013/07/evolucion-de-los-archivos/