POLÍTICAS ARCHIVISTICAS EN LA UNIVERSIDAD FEDERAL DE SANTA
MARIA: ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CORRIENTE DE LA SECRETARIA DE
APOYO ADMINISTRATIVO DE LA DIRECCIÓN DEL CENTRO DE CIENCIAS
RURALES
1CONSTANTE, Sonia Elisabete2
FERREIRA, Rafael Chaves3 ROSA, Tatiana Costa4
RESUMEN
Este trabajo trata de las actividades del proyecto de enseñanza que está siendo
desarrollado en el primer semestre de 2013 en la disciplina “Estágio Supervisionado
em Arquivologia” del Curso de Archivología de la Universidad Federal de Santa
Maria (UFSM). Como ámbito se tiene la Secretaría de Apoyo Administrativo de la
Dirección del Centro de Ciencias Rurales (CCR) de la UFSM, en que se tiene como
objetivo la organización de su archivo corriente, por medio de elaboración y
aplicación de un Plan de Clasificación de Documentos. Por medio de diagnóstico de
la estructura física del local, se su organización estructural, bien como de su
documentación, realizando se estudios de la documentación normativa de la UFSM,
levantando informaciones de los funcionarios, están siendo posible tales acciones,
que vienen auxiliar el proceso de gestión archivística de la Institución.
Palabras clave: Archivología. Clasificación de Documentos. Enseñanza. Gestión.
1
También participaron en este trabajo, con contribuciones esenciales para su desarrollo:
Dione Calil Gomes (Dionecg@hotmail.com), Directora del Departamento de Archivo General (DAG)
UFSM; Rita Medianeira Ilha (ritilha@hotmail.com), Archivera del Departamento de Archivo General
(DAG) UFSM.
2
Autora. Profesora del Departamento de Documentación/CCSH/UFSM. Correo electrónico:
soniaec559@gmail.com.
3
Autor. Académico del Curso de Archivología UFSM. Correo electrónico:
rafa.cf@hotmail.com.
4
Autora. Académica del Curso de Archivología UFSM. Correo electrónico:
tatyrosaa@gmail.com.
1 INTRODUCCIÓN
El presente trabajo es resultado del proyecto de enseñanza5
que está en
desarrollo en el archivo corriente de la Secretaría de Apoyo Administrativo de la
Dirección del Centro de Ciencias Rurales (CCR) de la Universidad Federal de Santa
Maria (UFSM), localizado en el municipio de Santa Maria, Rio Grande do Sul/Brasil,
iniciado en el primer semestre lectivo de 2013, en la disciplina “Estágio
Supervisionado em Arquivologia”
6
del Curso de Archivología de la UFSM7
.
Considerando la gestión de la información archivística, que debe viabilizar el
acceso a los acervos constituidos y preservados por individuos, instituciones u
organizaciones, se tuvo y se tiene por meta dar oportunidad a los funcionarios de la
Secretaría una nueva propuesta de planeamiento de sus actividades, pautadas,
esencialmente, en el tratamiento archivístico de la documentación del archivo
corriente.
Por eso, como acción propuesta y presentada en este trabajo, presenta-se
acá el relato de la fase de organización del archivo corriente de la Secretaría, con la
elaboración y aplicación del Plan de Clasificación de Documentos, conforme los
padrones de la UFSM, de acuerdo con el Sistema de Archivos de la UFSM
(SIARQ/UFSM), con la orientación de una profesora del Curso de Archivología y la
supervisión de una archivera, del cuadro de funcionarios del Departamento de
Archivo General (DAG).5 Proyecto de enseñanza “Propuesta de organización del archivo corriente de la Secretaria de
Apoyo Administrativo de la Direción del Centro de Ciencias Rurales de la Universidad Federal de
Santa Maria/RS”, registrado en GEAIC/CCSH sob el nº 033768.
6 Disciplina ofertada en el septimo semestre del Curso de Archivología de la UFSM que tiene
por objetivos “Aplicar los conocimientos teórico-práticos adquiridos en el decorrer del curso y
proponer soluciones para los problemas detectados con base en los princípios y técnicas
archivisticas” (PPC, 2004, nuestra traducción).
7
El Curso fue creado en 10 de agosto de 1976 por el parecer nº 179/76 del Consejo de
Enseñanza Pesquisa y Extensión de la UFSM y su instalación ocurrió en marzo de 1977. Integra el
Centro de Ciencias Sociales y Humanas (CCSH), localizado en el Prédio 74, Campus Camobi UFSM.
El Curso es presencial en período diurno, teniendo el número de 30 vagas por año. Su duración es de
7 semestres, con carga horária total mínima a ser vencida 2550 horas.
2 UNIVERSIDAD FEDERAL DE SANTA MARÍA
2.1 Histórico8
Creada por la Ley nº. 3.834-C de 14 de diciembre de 1960, con la
denominación de Universidad Federal de Santa María, e instalada oficialmente en 18
de marzo de 1961, la UFSM es una Institución Federal de Enseñanza Superior,
vinculada al Ministerio de Educación. Se localiza en el centro geográfico del estado
de Rio Grande do Sul/Brasil, en el municipio de Santa María, polo de una importante
región agropecuaria que ocupa la parte centro-oeste del estado.
La actual estructura, determinada por el Estatuto de la Universidad aprobada
por la Portaría Ministerial nº. 801, de 27 de abril de 2001, y publicada en el Diário
Oficial da União en 30 de abril del mismo año, establece la constitución de 8
unidades universitarias: Centro de Ciencias Naturales y Exactas (CCNE), Centro de
Ciencias Rurales (CCR), Centro de Ciencias de la Salud (CCS), Centro de
Educación (CE), Centro de Ciencias Sociales Y Humanas (CCSH), Centro de
Tecnología (CT), Centro de Artes y Letras (CAL) y Centro de Educación Física y
Deportes (CEFD).
2.2 Sistema de archivos de la Universidad Federal de Santa Maria
En 1988, el Rector Profesor Gilberto Aquino Benetti, por medio de la Portaría
21.941/88, designó un equipo de seis archiveros y un profesor con el objetivo de
diagnosticar la situación de los archivos, visando establecer políticas archivísticas
para la UFSM. A partir de tal diagnóstico, se dio inicio a la elaboración de un
proyecto de implantación del SIARQ/UFSM, aprobado en enero de 1990 en la 438ª
8
Portal UFSM. Informaciones disponibles en: Aceso en: 17 de Enero
de 2013.Sección de Consejo Universitario y creada por la Resolución 0006/90 y Resolución
0007/90.
La estructura del SIARQ/UFSM fue construida a partir de la propuesta de
creación de un Archivo General y la reestructuración de la División de Servicios
Auxiliares, órgano hasta el momento responsable por registrar, controlar y guardar
procesos y correspondencias de la institución. Esta reestructuración ocurrió en 2006,
por medio de Proyecto aprobado en la 663ª Sección de Consejo Universitário,
parecer nº 114/06 de la Comisión de Legislación y Regimiento, en que la División
pasó a denominarse Departamento de Archivo General (DAG).
El DAG es un órgano suplementar central subordinado directamente al
Rector, bajo la supervisión administrativa de la Pro-Rectoría de Administración
(PRA), teniendo por finalidad implementar y coordinar el SIARQ/UFSM. Son
funciones del DAG:
desarrollar y establecer la política de gestión documental de la UFSM;
coordinar las actividades de protocolo, archivos sectoriales, archivo
permanente, microfilmage y otros métodos reprográficos; integrar y
uniformizar las actividades archivísticas en las diferentes fases del ciclo vital
de los documentos; promover la difusión y el acceso a las informaciones
custodiadas por la División de Archivo Permanente; elaborar directrices,
normas y métodos de trabajo relativos a las actividades del departamento;
promover la mejora y la calificación de los servidores técnicoadministrativos.
9
El SIARQ/UFSM se constituye de la integración del DAG, de la Comisión
Permanente de Evaluación de Documentos (CPAD) y de los archivos sectoriales.
En mayo de 2012 fue aprobada la Resolución nº 009/2012, que dispone sobre
las normas, organización y funcionamiento del Sistema de Archivos en la
Universidad. Segundo esta, los objetivos del SIARQ/UFSM son:
9
Portal UFSM/DAG. Informaciones disponibles en: . Aceso en: 15 de
Abril de 2013.I. desarrollar e implementar las políticas de gestión archivística en la
UFSM;
II. promover de forma ágil y segura, el acceso a los documentos de
archivo resguardados los aspectos de sigilo y restricciones administrativas o
legales;
III. integrar las unidades/subunidades de la UFSM en las diferentes fases
de la gestión documental;
IV. constituir y preservar el patrimonio documental de la UFSM, sirviendo
como referencia, información, prueba o fuente de pesquisa científica;
V. racionalizar la producción de documentos institucionales;
VI. promover la eficiencia y la transparencia administrativa; y
VII. reducir los costos operacionales de gestión y almacenamiento de
documentación archivística.
10
Conforme el art. 20 de la misma Resolución, “los archivos sectoriales son
unidades responsables por las actividades de los archivos corrientes o
intermediarios de cada unidad/subunidad a estos vinculados, con orientación técnica
de la División de Apoyo Tecnico a los Archivos Sectoriales del DAG.” 11 Todavía, en
su art. 21, hablase en competencias de archivos sectoriales, que son:
I. aplicar la gestión documental en sus respectivas
unidades/subunidades;
II. cumplir y hacer cumplir las normas emanadas por el órgano central
del sistema de archivos;
III. proponer e implementar la clasificación de documentos en su ámbito
de actuación, después de aprobado por el órgano central des sistema de
archivos;
IV. prestar orientación técnica a las unidades/subunidades en sus
respectivos ámbitos de actuación;
V. participar del proceso de evaluación y destinación de documentos,
procediendo a los descartes necesarios y transfiriendo la documentación de
acuerdo con la Tabla de Temporalidad de Documentos y planes de
destinación establecidos;
VI. controlar las consultas y préstamos de documentos que están sob su
custodia;
VII. elaborar rutinas de trabajo, en conformidad con las directrices y
normas emanadas del DAG y de la CPAD;
VIII. mantener actualizado el fichero de las unidades pertenecientes a sus
estructuras organizacionales, acompañando las composiciones funcionales
y las relaciones hiera quicas; y
10 Portal UFSM. Informaciones disponibles en:
. Aceso en: 15 de Abril de
2013.
11 Portal UFSM. Informaciones disponibles en:
. Aceso en: 15 de Abril de
2013.IX. celar por las condiciones de conservación del acervo documental
producido y acumulado, mientras esté sob su custodia. 12
En Brasil, el Consejo Nacional de Archivos (CONARQ) es el órgano regulador
de las funciones archivísticas, vinculado al Archivo Nacional13, con el objetivo de
definir la política nacional de archivos, como órgano central del Sistema Nacional de
Archivos/SINAR14, siendo que fue instituido por medio de la Ley 8.159, de 8 de
enero de 1991, que dispone sobre la política nacional de archivos públicos y
privados, estableciendo la gestión de archivos.
Las políticas referentes a la clasificación son basadas en la Resolución nº14,
de 24 de octubre de 2001, que aprueba la versión revisada y ampliada de la
Resolución nº 4, de 28 de marzo de 1996, que dispone sobre el Código de
Clasificación de Documentos de Archivo para la Administración Pública: Actividadesmedio,
a ser adoptado como modelo para los archivos corrientes de los órganos y
entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos (SINAR), y los plazos de
guarda y la destinación de documentos establecidos en la Tabla Básica de
Temporalidad y Destinación de Documentos de Archivo Relativos a las ActividadesMedios
de la Administración Pública15
.
La utilización de instrumentos, Planes de Clasificación, Tabla de
Temporalidad y Destinación de Documentos, posibilita el control y la rápida
12 Portal UFSM. Informaciones disponibles en:
. Aceso en: 15 de Abril de
2013.
13 Órgano que está subordinado al Ministério de la Justicia siendo responsable por la guardia,
preservación, aceso y divulgacion de documentos públicos producidos por el Poder Ejecutivo Federal
en su mayor parte, bien como por los Poderes Legislativo y Judiciário, y documentos privados, de
personas físicas y jurídicas. Esta documentación está abierta a todos los ciudadanos: para comprovar
derechos, pesquisar fuentes de la Institución para la produción de trabajos en diferentes áreas del
conocimiento, entre otros. Está localizado en la ciudad de Rio de Janeiro/RJ Brasil.
14 Portal de la Legislación. Informaciones disponibles en:
. Aceso em: 7 de Mayo de 2013.
15 Sistemas Corporativos UTFPR. Informaciones disponibles en:
. Aceso em: 7 de Mayo de 2013.recuperación de informaciones, orienta las actividades de racionalización de
producción y flujo documental, evaluación y destinación de documentos producidos y
recibidos, aumentando la eficacia de servicios archivísticos de la administración
pública.
Actualmente, visando la estandarización, estudiase los términos y plazos de
guarda de los documentos de instituciones públicas, coordinado por el Sistema de
Gestión de Documentos de Archivo de la Administración Pública Federal (SIGA).
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