“... el
conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida de un ente
material, merced a la previsión del daño o a la corrección del deterioro”. (Viñas, 1988 p.2)
Según, Calderón Delgado nos dice que:
"Por
consiguiente, cualquier esfuerzo que se emprenda para darle a los documentos una
vida perdurable, tiene que tomar en cuenta dos factores:
Prevención
y restauración. Esto es la conservación. Todas las políticas institucionales
encaminadas a prever daños en los documentos, y corregir mediante la intervención
manual o mecánica, cualquier daño que se presente en ellos.
Lo anterior
significa, que la lucha la debemos dirigir en dos frentes: la permanencia, que
tiene que ver con la naturaleza física del documento (su estructura natural) y
la durabilidad, que se refiere a la capacidad que tiene para transmitir la
información que consigna.
¿Cuándo
un documento puede catalogarse que está en buen estado de conservación?
Cuando
mantiene tanto su aspecto corpóreo (físico), así como su capacidad para transmitir
la información que contiene (intelectual), o sea su funcionalidad. Por lo tanto,
si un documento conserva su integridad física, pero ha perdido o se ve amenazada
su capacidad para transmitir información, no podrá considerarse que esté en
buen estado. Lo mismo si se da lo contrario; es decir, que su composición física
sea frágil pese a que su contenido original puede ser fácilmente transmitido.
Ahora
bien, para lograr una buena política de conservación documental, es preciso ocuparse
de dos tareas: la preservación y la restauración.
Preservación
es:
“...la
organización y programación de toda clase de actividades relacionadas con la conservación
de las colecciones en general;...” (COMMA, 2001, p.59)
Por
tanto, la preservación involucra a todas aquellas acciones preventivas que contribuyan
al buen estado del acervo documental. Quiero esto decir, que la preservación se
anticipa al daño que puede sufrir el documento por factores o mecanismos que
propician su alteración o deterioro, cuya mayoría son de carácter extrínseco, o
sea que se ciernen en el medio que rodea al documento. En consecuencia, la
preservación busca eliminar el daño ocasionable, no el ocasionado.
Algunos
criterios de preservación que debemos tomar en cuenta son los siguientes:
1.
Propiciar un medio ambiente idóneo a las necesidades de permanencia y durabilidad
de los documentos. Para ello, es necesario conocer:
a) la
composición física y química de los documentos almacenados en las área de
depósito, así como sus reacciones ante factores y mecanismos de alteración;
b) las
causas potenciales de su deterioro.
2.
Establecer políticas racionales de facilitación del acervo documental, con el objeto
de proteger los documentos de la excesiva manipulación. Para ello, se recomienda:
a)
Seleccionar los documentos más valiosos y representativos de todo el acervo
documental y hacer una réplica o copia de ellos para salvaguardar los
originales."
Fuente: http://www.archivonacional.go.cr/pdf/conservacion_preventiva_documentos.pdf
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