¿Sabías que un documento nace, crece y se custodia o muere? ¿Y que en muchas ocasiones resucita?
Pues sí, un documento se parece mucho al desarrollo de un ser vivo y es que, aunque parezca una exageración, los documentos poseen su propio ciclo de vida.
En pleno siglo XXI los documentos también se generan (y cada vez más) en formato electrónico. En este post nos referiremos al recorrido que seguirá un documento de archivo en formato clásico papel (según el Diccionario de Terminología Archivística, un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal). También existen los documentos en formato electrónico puesto que las características que reúne un documento no varían al cambiar de formato. Lo importante aquí no es el soporte del que estén hechos sino la información que contengan. Para que un documento sea considerado de archivo ha de ser creado como resultado de la actividad del organismo que lo albergue. Y es que dependiendo de esta información, tendremos documentos más longevos que una tortuga de las Galápagos o documentos que estarán predestinados a “morir” muy pronto. Y es que convendrás con nosotros que no es lo mismo un privilegio rodado del siglo XIV que una multa de tráfico del siglo XXI. ¡Aunque ambos sean documentos!
Pues sí, un documento se parece mucho al desarrollo de un ser vivo y es que, aunque parezca una exageración, los documentos poseen su propio ciclo de vida.
En pleno siglo XXI los documentos también se generan (y cada vez más) en formato electrónico. En este post nos referiremos al recorrido que seguirá un documento de archivo en formato clásico papel (según el Diccionario de Terminología Archivística, un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal). También existen los documentos en formato electrónico puesto que las características que reúne un documento no varían al cambiar de formato. Lo importante aquí no es el soporte del que estén hechos sino la información que contengan. Para que un documento sea considerado de archivo ha de ser creado como resultado de la actividad del organismo que lo albergue. Y es que dependiendo de esta información, tendremos documentos más longevos que una tortuga de las Galápagos o documentos que estarán predestinados a “morir” muy pronto. Y es que convendrás con nosotros que no es lo mismo un privilegio rodado del siglo XIV que una multa de tráfico del siglo XXI. ¡Aunque ambos sean documentos!
Si lo piensas bien cualquier documento nace para dar constancia material de un hecho o de un acto, ese es su valor primario.
Pero pasado el tiempo el valor primario (el de proveer valor probatorio
a una actividad) deja de tener tanta importancia. Es entonces cuando
puede empezar a aumentar su valor histórico o cultural, el llamado valor
secundario del documento. Por eso un privilegio rodado tiene una vida
tan larga. En el momento de su creación sirvió para dar constancia de la
concesión de una gracia o prerrogativa a una persona, pero pasado el
tiempo lo conservamos celosamente debido a su alto valor histórico. Sin
embargo, una multa de tráfico no parece ser tan importante a priori.
Y aunque ya hemos hablado alguna vez de las diferencias y distintos tratamientos entre un archivo vivo o un archivo histórico, hoy nos centraremos en el camino que los documentos públicos de archivo recorren.
Como decíamos, los documentos también tienen distintas fases de actividad o ciclos vitales. Casi como los seres vivos. Al principio se encuentran muy activos y según va pasando el tiempo esta actividad disminuye hasta desembocar en la inactividad completa. ¡Aunque ojo! Como señalamos al principio de este post, los documentos también tienen la capacidad de “resucitar” y volver a su fase activa. Estos ciclos están regulados en España por el Sistema Archivístico Español.
Y aunque ya hemos hablado alguna vez de las diferencias y distintos tratamientos entre un archivo vivo o un archivo histórico, hoy nos centraremos en el camino que los documentos públicos de archivo recorren.
Como decíamos, los documentos también tienen distintas fases de actividad o ciclos vitales. Casi como los seres vivos. Al principio se encuentran muy activos y según va pasando el tiempo esta actividad disminuye hasta desembocar en la inactividad completa. ¡Aunque ojo! Como señalamos al principio de este post, los documentos también tienen la capacidad de “resucitar” y volver a su fase activa. Estos ciclos están regulados en España por el Sistema Archivístico Español.
Mayor información: https://www.normadat.es/noticias/256-ciclo-de-vida-de-los-documentos-el-sistema-archivistico-espanol
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