Existen instrumentos que nos ayudan en este proceso tan importante
para el archivo como lo es la descripción, entre ellos tenemos:
Guías:
Se utiliza a nivel de fondo, es un instrumento de consulta que brinda
información sobre un archivo como características generales de los
fondos, historia de los organismos productores, relaciones entre las
secciones y las series,bibliografía, horarios de apertura y servicios.
Hay dos tipos de guías:
- Generales: Nos dan información sobre el fondo
- Específicas: Brindan información sobre una sección o serie específica de un fondo
Inventarios:
Se realiza con la intención de conocer el contenido del acervo
documental , consiste en la enumeración de todos los elementos que
forman un conjunto de documentación que se trabajara, siguiendo un orden
de colocación en el archivo, mencionado conjunto de documentos puede
ser desde un archivo completo, un solo fondo de archivo, hasta pieza
documental. Es de gran importancia porque sirve para tener control de la
documentación y además orienta e informa al investigador o usuario de
nuestro archivo.
Catálogos:
Es un instrumento más detallado que la guía, permite a los usuarios
conocer las series, su volumen y alcance. Describe de forma ordenada y
individualizada las piezas documentales de una serie, se realiza pieza
por pieza.
Los catálogos contienen la fecha completa con el año, mes, día y
lugar) el tipo documental, autor, destinatario, asunto, datos externos y
signatura.
Además también tenemos auxiliares de la descripción los cuales son:
Listas de remisión:
Sirven para cederle la custodia de los documentos legales a otra
persona, sirven como acto probatorio, para realizarlas la documentación
debe estar ordenada, descrita y clasificada. Es un instrumento muy
sencillo y fácil de adaptar a cualquier archivo.Posee
un número de orden, la cantidad de documentos que se va a transferir,
la signatura que lo ubica en el espacio físico, el contenido en el cual
se escribe un pequeño resumen del documento, las fechas extremas y el
número de folios.
Tablas de plazos: Son
para la conservación documental y sirven para la selección y
eliminación de los documentos, nos dice cuando debemos depurar los
documentos, en ella se establecen los tipos de documentos de la
institución.
Indices: Son
una serie de listas que se refieren generalmente a palabras que aclaran
nombres de personas, lugares, temas y materias. Sirven de apoyo a las
Guías, inventarios y catálogos.Son
auxiliares de la descripción y se ordenan alfabéticamente o
numéricamente. Son considerados instrumentos auxiliares de la
descripción porque ayudan a ubicar de manera rápida la información que
se encuentra en los fondos, subfondos, series y piezas documentales.
Todos estos instrumentos son indispensables para que el archivista
tenga más control sobre su archivo y pueda poner la información al
servicio de sus usuarios. Por lo tanto todos estos profesionales deben
conocerlos y aplicarlos en su acervo.
Fuente: https://todosobredescripciondocumental.wordpress.com/2012/10/05/instrumentos-que-se-utilizan-para-la-descripcion-documental/
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