¿Cuál es el mejor de los Archivos Documentales posibles?

¿Es cualquier espacio apto para albergar un archivo de documentación?

Intuitivamente, muchos afirmaríamos que no e incluso podríamos aportar un par de ideas del por qué y sobre qué medidas son las más adecuadas cuando hablamos de preservación de documentos: instalación en estantería, temperatura suave, evitar la excesiva manipulación, … Pero ¿realmente disponemos de criterios válidos para seleccionar cuales son las mejores condiciones para custodiar nuestro archivo, sobre todo si pretendemos contratar un servicio de archivo externo?

Como en muchos otros ámbitos, existe una norma al respecto, la ISO 11799:2015  que, desafortunadamente, no se ha publicado en nuestro idioma. Este post, no obstante, no pretende ser una reseña o transcripción del contenido de esta norma, sino que nos hemos inspirado en su contenido para daros algunas pistas acerca de los criterios a valorar para decidir sobre la idoneidad de un depósito de Archivo y sobre las salvaguardas de seguridad requeridas.

EMPLAZAMIENTO DEL EDIFICIO

Aunque este apartado ha desaparecido en la nueva versión 2015 (sí lo incluía la ISO 11799:2003), consideramos interesante tener en cuenta también los siguientes aspectos para valorar la idoneidad de las instalaciones:

• Edificio ubicado en una zona sin actividad contaminante o no nociva por misión de gases, humos, polvo, etc., sin actividad industrial que implique riesgo de incendio y/o explosión, ni focos de atracción de plagas. Es muy aconsejable valorar la actividad de nuestros “vecinos”, al ser este un factor de riesgo muy importante sobre el que no tendremos posibilidad de influir.

• Es recomendable que el edificio esté aislado, exento de construcciones colindantes. Siendo así, el riesgo residual que pudiera existir quedaría minimizado.

• Otros factores ambientales como el nivel freático, la altitud sobre el nivel del mar, el riesgo sísmico de la región, el clima, la ocurrencia de eventos como desprendimiento de tierras o inundaciones, etc.

• La orientación óptima es la oeste, para minimizar la incidencia de la luz solar y las oscilaciones de temperatura.

CONSTRUCCIÓN DEL EDIFICIO

• Es recomendable que la zona de depósito esté separada físicamente del resto de dependencias del edificio e instalar dispositivos de acceso restringido para permitir el paso solo a personal autorizado y mantener un registro de entradas y salidas.

• A ser posible, limitar la existencia de ventanas y otros vanos que posibiliten la incidencia directa de la luz solar.

INSTALACIÓN Y EQUIPAMIENTO

• En la medida de lo posible, evitar la presencia de conductos y cableado en la zona de archivo.

• Es recomendable mantener un sistema de control de temperatura, humada, ventilación y calidad del aire, para mantenerlos en los parámetros recomendados por esta norma.

• El Archivo o Centro de Custodia deberá estar protegido contra el robo y vandalismo, además de disponer de la preceptiva instalación contra incendios, con medidas tanto activas (básicamente extinción) como pasivas (por ejemplo, ignifugado). Todo ello, como mínimo, con arreglo a la legislación vigente.

• El sistema de almacenamiento de la documentación debe minimizar la incidencia ambiental, manipulación y apoyo contra otras superficies, especialmente aquellas que pudieran estar sujetas a degradación o con alta combustibilidad. Una buena elección, es ubicar la documentación en contenedores de cartón con PH neutro, con un formato adecuado a los fondos a conservar. También es recomendable evitar el apilamiento.

NORMAS DE USO Y MANTENIMIENTO

•  En un archivo documental es muy importante establecer una Política de Uso Aceptable en la que, explícitamente se recojan las prohibiciones (fumar, comer, beber) y las consecuencias (incluso legales) de su no cumplimiento.

• Se deben establecer rutinas de limpieza y control de plagas que aseguren, al mismo tiempo el óptimo mantenimiento, la aplicación de productos y técnicas inocuos para los documentos.

• Es muy recomendable efectuar revisiones aleatorias de los fondos para comprobar que no hay infestación y definir, con anterioridad, el protocolo de actuación en caso de detectarla.

• También es muy interesante aislar en cuarentena los nuevos fondos a incorporar al Archivo que provengan de otros depósitos, hasta que se determine que están “sanos”. En caso de detectarse presencia de hongos, insectos, etc., se procederá a su tratamiento por el procedimiento más adecuado (aspiración de esporas, congelación…).

• Se debe minimizar el tiempo que los documentos salen de su ubicación en el archivo para su consulta. Se evitará, en la medida de lo posible, la manipulación directa.

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más información: http://www.gedsa.es/cual-es-el-mejor-de-los-archivos-documentales-posibles/