lunes, 30 de octubre de 2017

Como hacer un Diagnóstico de Archivo en 7 pasos para identificar el estado actual Archivístico de tu empresa


Paso #1. Reúne el Comité de Archivo.

Este paso te permitirá crear una visión conjunta por parte de los demás integrantes de la empresa, sobre la importancia que tiene saber cual es el estado actual archivístico.
Mi recomendación para tí es, no inicies el Diagnóstico de Archivo sin antes tener el visto bueno de diferentes áreas de la empresa.
En la mayoría de los casos los representantes de estas áreas están en el Comité de Archivo.
¿Por qué lo digo?
Sencillo:
Para que el Diagnóstico de Archivo sea verdaderamente integral, necesitarás del aporte de otras áreas que tienen alguna relación con el área de Archivo.
Si el comité ve pertinente que realices este instrumento, entonces lo mejor es que se realice un comunicado solicitando a todos los colaboradores sus aportes con información real, en caso de ser partícipes del Diagnóstico de Archivo.

Paso #2. Recopila información sobre la Entidad.

Para tí será fundamental que antes de iniciar con el diligenciamiento de formatos o hacer entrevistas, primero recopiles:
  • El organigrama actual de la empresa para conocer las áreas y su tamaño.
  • Documento de constitución de la empresa para tener clara la razón social y la fecha de constitución.
  • Otros documentos relacionados con Diagnósticos Archivísticos que se hayan aplicado en la empresa.
  • Toma fotos que evidencien como encuentras todo antes de hacer el Diagnóstico de Archivo.
Puedes buscar otra información que te sirva de base antes de iniciar con las herramientas para identificar el estado archivístico de la empresa.

Paso #3. Realiza una medición de los archivos de la empresa.

Este paso requiere que te concentres e identifiques todos los lugares de la empresa en donde se encuentran los documentos.
Además, ubica otros depósitos en los que la empresa alberga documentos bien sean debidamente organizados o todo lo contrario, como un fondo acumulado.
La medición la debes aplicar tanto a los archivos de gestión (las oficinas) como en el archivo central.
Un método sencillo de medición, consiste en que crees pilas de documentos y los midas de forma vertical por su lomo.
Puedes tomar una primera medida estándar como base en los archivadores metálicos verticales y aplicarlo en cada una de las gavetas siempre que se cumplan los mismos requisitos, como el volumen documental.
Te recomiendo descargar la Norma Técnica Colombiana (NTC) 5029 que trata sobre la medición de archivos.
Esta Norma tiene distintos métodos de medición según la forma en como estén agrupados los documentos.
Este tema de medición de archivos amerita un artículo exclusivo, pronto lo verás en la categoría La Academia de este blog.

Paso #4. Incluye los requisitos mínimos normativos.

Debes de plasmar en cada una de las herramientas que piensas usar para hacer el Diagnóstico de Archivo, las diferentes exigencias que en materia de Archivística y Gestión Documental se deben de tener en la empresa.
Si eres entidad pública o privada existen requisitos en materia de gestión documental que la norma exige.
Este es un punto clave para que el Diagnóstico de Archivo que llevarás a cabo en la empresa cumpla con su propósito principal:
Mostrar la condición real de la empresa en materia de archivos y gestión documental.
Te aclaro, este paso (#4) es incluir lo requisitos normativos de archivos.
Es decir.
Ya haz elaborado los instrumentos con los criterios archivísticos a evaluar y solo le estás incluyendo lo que se requiere por norma.
Para los criterios que vas a evaluar y no son tomados de alguna norma, puedes usar como base los diferentes procesos de la Gestión Documental.
Extrae de cada proceso criterios claves que debas evaluar y permitan conocer el estado real mediante el Diagnóstico de Archivo.

Paso #5. Evalúa una muestra real de los documentos.

¡Si, como lo lees!
Es necesario que tomes una muestra representativa de los documentos.
¿Con qué objetivo?
Identificar el verdadero sistema con el que la empresa ha estado organizando sus archivos.
Lo que vas a hacer con la muestra es evaluar los principios y métodos archivísticos de organización de documentos.
También tomarás en cuenta con dicha muestra, sí se está llevando a cabo las exigencias normativas en cuanto al tratamiento y seguridad de la documentación.
Te recomiendo que utilices una muestra entre el 5% y el 10% del total del fondo documental.
Así, los datos nacerán de un margen amplio de documentos y no de un mínimo que podría engañar la prueba.
Si estas en Colombia (si no, igual te puede servir) puedes tomar como referencia el acuerdo 042 de 2000 del Archivo General de la Nación.
Este acuerdo te puede orientar sobre que criterios evaluar en la muestra.

Paso #6. No termines sin evaluar las condiciones medioambientales.

Sobre este paso, te refiero el link del acuerdo 049 de 2000 expedido por el Archivo General de la Nación (Colombia).
En dicho acuerdo conocerás cuales son esas condiciones mínimas que se deben de presentar en los archivos para garantizar la conservación adecuada de los documentos en los distintos depósitos.

Paso #7. Haz un informe final.

Con toda la información recopilada en el Diagnóstico de Archivo aplicado, prepara un documento con un informe final.
La estructura del informe puede contener:
  • Portada
  • Tabla de Contenido
  • Índice de Fotografías
  • Tabla de Gráficas
  • Introducción
  • Justificación
  • Desarrollo del Diagnóstico
  • Matriz DOFA
  • Conclusiones
  • Recomendaciones
  • Anexos (Fotografías y los instrumentos que usaste para recopilar la información)


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