Nuestro lugar de trabajo todos los días se ha adaptado muy bien a la estación de trabajo de la electrónica mejorada. Hoy en día, somos capaces de trabajar con documentos de trabajo relacionados con exclusivos y presentaciones, literalmente, en miles, al mismo tiempo y en cuestión de segundos. Sin embargo, al igual que en el mundo real, la malla-estación de trabajo también tiene que ser organizada, especialmente los archivos. Es necesario planificar de manera efectiva y segregar especiales marcadas-carpetas para dar cabida a los gráficos, archivos de trabajo, presentaciones y documentos relacionados con la comunicación en forma electrónica. Una vez que se inicien las obras de una pantalla sucia y una miríada de puntos de acceso sólo dará lugar a confusión, en caso de que en cualquier momento se le pedirá que rastrilla un documento más antiguo, en ausencia de un software de backup dedicado.
Hay un número de maneras por las cuales de manera eficiente puede organizar los archivos electrónicos y hacerlos accesibles cuando y como quieras. La gestión de los archivos no sólo reduce el desorden y los desechos electrónicos, pero también le ofrece una gran oportunidad para generar una copia de seguridad para cada uno de los documentos y carpetas. Organización de los archivos electrónicos incluye guardar archivos de trabajo en el disco duro, que es una red compartida, para reducir el tiempo invertido en la “caza”. Sin embargo, antes de considerar cualquiera o todos los consejos de archivos electrónicos de la organización, es necesario familiarizarse con algunas funciones de búsqueda integradas.
Consejos para organizar los archivos electrónicos:
Optimizar el uso de la característica de los ‘Documentos’: Windows Vista le da acceso exclusivo a la característica de ‘Mis Documentos’ que es fundamental en el proceso de organización de archivos. Un simple clic en ‘Documentos’ le permite acceder y almacenar los documentos pertinentes. A continuación, puede etiquetar de acuerdo por la fecha o la naturaleza de los contenidos y la pila de archivos, como archivos PDF, con pulcritud. Esta característica le permite mantener la sub-carpetas que hacen más fácil para generar una copia de seguridad de los archivos y carpetas.
Archivos y carpetas por separado: Es muy importante mantener una cuenta separada de los archivos individuales de trabajo y carpetas relacionados. Esto ayuda a optimizar la copia de seguridad generada por la recuperación de datos y acceder a contenidos exclusivos sin problemas. Usted debe adoptar un esquema de nombres y el índice de la hora de almacenar los archivos y carpetas para hacer cualquier búsqueda posterior fácil. Ayuda mucho a mantener los nombres de los archivos electrónicos cortos y fácilmente reconocible.
Separar las carpetas de tareas en curso y completados: Debe tener en cuenta la segregación de la carpeta actual responsabilidad de las tareas anteriores, completaron. Un solo alfabeto o una indicación numérica será suficiente para evitar una demora innecesaria al tratar de encontrar una determinada tarea a la mano. Usted podría desarrollar una carpeta de archivo y generar una copia de seguridad para estar seguro de que el contenido y las estadísticas estarán disponibles cuando los necesite.
Adoptar el enfoque de 3-vistas: Este es un enfoque comúnmente utilizado por las bibliotecas. En este enfoque para el trabajo relacionado con los archivos electrónicos de las necesidades de apilado para ser tales que puedan tener acceso a “contenido”, “gerente de creador o de trabajo” y “fecha” en un solo clic. La actualización de las carpetas se vuelve más fácil de esta manera y sólo en caso de supresión o sustitución, que son capaces de recuperar archivos borrados e identificar el contenido básico y sub-carpetas inmediatamente.
Generar una dinámica de cambio-del sistema: Lo ideal es generar un sistema de indexación que le permite acceder a información específica, numerados en lo que respecta a los documentos que se han movido después de la finalización. Este sistema de archivos le ayuda a organizar las actualizaciones periódicas. Organización de archivos electrónicos en la estación de trabajo le permite mantener el desorden ordenador de sobremesa o portátil libre y listo para un rápido acceso a cualquiera de los archivos almacenados en un momento dado. Gestión de datos es una consideración importante y hoy en día, una serie de empresas están dando a los equipos internos de manos sobre la formación en las formas y medios para organizar y mantener archivos de forma eficaz.
Fuente: http://quecomputadoracomprar.com/consejos-para-organizar-archivos-electronicos/
No hay comentarios:
Publicar un comentario