La documentación de una organización es la historia de la misma. En sus papeles se hallan, con menor o mayor fidelidad, el grueso de lo transcurrido a través del tiempo en la organización: facturas, transacciones, legajos, currículums, etc. evidencias de un trabajo realizado que esbozan una historia.
La gestión documental es entonces un elemento inherente a cualquier organización, puesto que ésta es, casi tautologicamente hablando, el manejo de la documentación y, por consiguiente, de la historia interna de la compañía. Lejos esta ya la etapa pueril de la vida en que se concibe a la historia como un compartimento estanco y se sabe bien que en la historia hay autores.
Amen de todo esto están las organizaciones que dependen inexorablemente de sus papeles: estudios jurídicos, contables, oficinas públicas de gestión ciudadana, miles de ejemplos de entidades que cambian documentos de mano día a día, con firmas por allá, sellos por acá, visiones, revisiones y demás remisiones que precisan de un orden distinto, de una gestión inteligente y óptima, verdaderamente funcional a las particularidades que su negocio o área de experiencia le requiere.
Toda esta perorata tiene muchos parangones con el día a día de la organización y las problemáticas que ocurren con el manejo de sus documentos. Existen sofisticados sistemas de archivo basados en carpetas, gestionados por meticulosos empleados, pero, reza el dicho, que algo funcione no significa que funcione bien. La contracara de esta modalidad es más que visible: dificultad en el acceso a los documentos, dependencia de un puñado de empleados, espacio creciente destinado al archivo, irresponsabilidad ecológica, por mencionar un par. Efectivamente, el papel, además de “poco amistosos con el ambiente”, dificulta el verdadero acceso al documento.
Retomando la metáfora, la historia inaccesible de la compañía es difusa, abierta a las interpretaciones y borrada de sus autores. En pleno siglo XXI, la necesidad de gestionar documentos físicamente es más que cuestionable, existiendo alternativas al mismo. Éste es el caso de Sharepoint, la herramienta de Microsoft preparada para la ocasión.
Una óptima gestión documental basada en esta plataforma parte de la digitalización de todos los documentos, reduciendo ya los daños ecológicos y falencias espaciales para la oficina. Suma además la centralización de la misma, evitando intermediarios que no contribuyen al manejo eficaz del tiempo. Este nuevo archivo virtual ya suple el grueso de la falencias antes planteadas.
Pero no se trata meramente de corregir algunos viejos vicios de los archivos en papel, sino del valor agregado que este imprime. Una buena gestión documental digital incluye la posibilidad de auditoria sobre los documentos. Se trata de la posibilidad de compartirlos en forma inteligente, es decir, saber a quiénes van dirigidos, con la posibilidad de versionado, consignación, sujeción a aprobaciones. En pocas palabras, dejar sentado siempre un quién, un cuándo y un por qué de cada modificación que se le haga un documento, permaneciendo como versiones las formas anteriores del mismo. Las ediciones pueden además hacerse en simultáneo, permitiendo un trabajo de colaboración mucho más accesible.
Sin duda, la buena gestión documental otorga a la compañía el control de su historia, a la vez que permite conocer cada detalle de la misma y poner a la organización a su control, sin vacíos o lugares a duda. Perception Group acompaña en la implementación de sistemas de gestión documental para devolverle a las empresas las llaves de su historia.
Conozca la nueva gestión de créditos de Garbarino, un caso de éxito de implementación de este tipo de soluciones.
Fuente: http://perceptiontimes.com/spa/sharepoint-la-despapelizacion-de-la-oficina/
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