Según David Allen, un buen archivo de consulta general es una de las oportunidades de mejora más importantes a la hora de poner en marcha un sistema basado en GTD, y por tanto debes considerarlo una de tus herramientas de productividad clave.
Es esencial, además, que tu sistema de archivo sea rápido, funcional y divertido de usar o, de lo contrario, te resistirás a usarlo y se resentirá todo el proceso.
A diferencia de otros sistemas de archivo tradicionales que suelen contener un único tipo de material (facturas, contratos, clientes…), un archivo de consulta general va a incluir cualquier cosa que quieras conservar en un momento dado, bien sea por su interés o por la utilidad de los datos que contiene: artículos, folletos, notas escritas a mano, faxes…
Una prueba sencilla para evaluar la validez de tu actual sistema de archivo de consulta general, si es que ya lo tienes, escronometrar cuánto tardas en:
- Tomar un elemento de tu bandeja de entrada,
- Decidir que no requiere ninguna acción (es decir, que no es “accionable” en terminología GTD) pero que sí podría tener valor en un futuro como material de referencia y
- Archivarlo finalmente en un lugar donde puedas recuperarlo rápida y fácilmente en caso necesario
Si en llevar a cabo todo lo anterior tardas más de 1 minuto, es probable que tengas un buen número de documentos apilándose en tu escritorio, ya que tu sistema de archivo de consulta general no está optimizado y te invita a “amontonar” papeles en lugar de archivarlos.
No lo olvides: la única forma de archivar con eficacia es disponer de un sistema sencillo, divertido, moderno y completo. Lo contrario genera unaresistencia inconsciente a vaciar las bandejas de entrada, ya que casi seguro contienen algo “archivable” y tu mente lo sabe.
También es muy importante que no haya diferencias en función del tipo del información que vas a archivar. En otras palabras, deberías sentirte igual de cómodo archivando algo nuevo que con un documento del que ya has archivado otros parecidos con anterioridad; no tendría que implicar más trabajo, o tiempo, archivar un documento extenso que una nota de papel.
Crear y organizar archivos requiere tiempo y esfuerzo y por eso mucha gente no los tiene o los tiene “de adorno”, con todas las cosas amontonadas en la mesa, cajones o armarios.
Merece la pena por tanto que dediques tiempo a pensar cómo debería ser tu sistema de archivo de referencia para que sea algo realmente automático.
Fuente: http://www.optimainfinito.com/2009/07/gtd-como-evaluar-la-validez-de-tu-sistema-de-archivo.html
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