¿Qué es la gestión documental?

En la norma ISO 15489-1 Gestión documental. Directrices se da una definición de gestión documental:

“Campo de la gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y conservación o eliminación de los documentos, que incluye los procesos para capturar y mantener la evidencia y la información sobre las actividades empresariales y las transacciones en forma de documentos”

En esta norma también se describe la misión de la gestión documental:

“La normalización de la política y los procedimientos de gestión documental asegura que se dé la atención y la protección apropiadas a todos los documentos, y que las evidencias y la información que contienen puedan ser recuperadas de forma más eficiente y más efectiva, utilizando prácticas y procedimientos normalizados.”

Así, podemos considerar que la gestión documental engloba un conjunto de actividades y procedimientos destinados a conseguir una mayor eficacia y economía en la producción, mantenimiento, uso y destino final de los documentos.

Hemos de tener en cuenta que la gestión documental no es una actividad aislada dentro de la asesoría sino que afecta a los procesos de realización o procesos principales, aquellos que intervienen directamente en la prestación de servicios a los clientes. No hay que olvidar que la gestión documental es un proceso de soporte necesario para llevar a cabo los procesos principales -igual que la informática, por ejemplo-, que abarca todas las áreas de la asesoría y que implica a todo el personal.

¿Qué es un documento?

Es evidente que la gestión documental tiene como cometido organizar y controlar los documentos de una organización. Por eso, es conveniente definir qué es un documento. La norma ISO 9001:2000 Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos nos proporciona una definición significativa y concisa:“Información y su medio de soporte.” Esta definición nos indica que un documento se compone de:

La información o contenido.
El soporte material en que está registrada la información.

Desde el punto de vista del contenido un documento es resultado de una actividad y constituye una prueba o evidencia de esta actividad. La norma ISO 15489 define documento (record) en un sentido administrativo y archivístico:

“Información creada, recibida y mantenida como evidencia e información por una organización o persona, en cumplimiento de obligaciones legales o en las transacciones empresariales”

El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, disco óptico... o una combinación de éstos. En la actualidad una gran cantidad de documentos se conservan en un soporte electrónico y, a diferencia de lo que ocurre con los documentos en papel, no es posible leerlos sin la ayuda de una herramienta específica, generalmente un ordenador. Desde un punto de vista informático, un documento es un fichero generado por una aplicación ofimática o un programa de gestión que se almacena en una unidad de disco, ya sea en un soporte magnético (disco duro, disquete, cinta de backup) o en un soporte óptico (disco compacto, DVD).

Hay que insistir en que la gestión documental incluye tanto los documentos en papel como los documentos electrónicos. En este sentido, la red local no deja de ser un sistema de archivo -junto al sistema de archivo tradicional- en el que se plantean los mismos problemas de gestión: cómo crear, almacenar, recuperar, usar y preservar los documentos.

Tanto el archivo (documentos en papel) como la red local (documentos electrónicos) han de facilitar a los profesionales y empleados de la asesoría la información que necesitan para su trabajo. El hecho de compartir los documentos, estableciendo procedimientos comunes para gestionar los documentos, permitirá agilizar el trabajo y mejorar el rendimiento global de la organización.

Tipos de documentación

No todos los documentos son iguales ni requieren el mismo tratamiento, en la medida en que responden a diferentes necesidades. En términos generales, cualquier organización o empresa maneja tres tipos de documentación:

Documentación interna
Documentación externa
Documentación corporativa

La documentación interna es producto de las actividades propias de la asesoría en tanto que empresa. Los documentos de gestión se reciben o producen como resultado del trabajo diario y son imprescindibles para prestar servicios a los clientes y para llevar a cabo los procesos de gestión interna.

Habitualmente esta documentación se asocia al archivo.

La documentación externa proviene de fuera de la asesoría y sirve para realizar consultas, tomar decisiones o conocer el entorno. Los documentos de apoyo informativo se utilizan como fuentes de información y contienen información de tipo legal, financiera, comercial, etc. Estas fuentes externas (boletines oficiales, repertorios de normativa legal y jurisprudencia, bases de datos, periódicos, revistas especializadas, páginas web...) constituyen el material que se deposita en la biblioteca. Hoy en día, internet es un recurso cada vez más utilizado como fuente de información.

La documentación corporativa es la que la asesoría pone a disposición del público o de sus clientes para dar a conocer sus servicios o con fines promocionales. Los documentos que reflejan la imagen corporativa de la asesoría incluyen desde un folleto informativo o un anuncio en las Páginas Amarillas hasta la página web de la asesoría.

Es muy importante distinguir la documentación interna y la documentación externa cuando se planifica la gestión documental. Es habitual en algunas asesorías archivar juntos los documentos de gestión y los documentos de apoyo informativo. Sin embargo, los documentos de consulta no deben formar parte del sistema de archivo: la documentación de apoyo informativo debe recibir un tratamiento diferenciado y no se ha de transferir al archivo corporativo. Su lugar no es el archivo sino la biblioteca.

Esta guía práctica se centra en la gestión de la documentación interna, es decir, en los documentos producidos como resultado de las actividades de la asesoría. La función básica del sistema de gestión documental en una asesoría es controlar los documentos de archivo, independientemente del soporte en que se encuentren.

Documentos de archivo	Documentos de apoyo informativo
Son ejemplares únicos (originales), resultado de los procesos de negocio y las actividades de la asesoría. Tienen un valor administrativo, fiscal o legal.	Se trata de ejemplares múltiples (impresos, fotocopias...) de origen y características diversos. Su utilidad reside en la información que contienen.
Ejemplos: Expedientes Correspondencia Documentos contables y financieros...	Ejemplos: Boletines oficiales Revistas Folletos y catálogos comerciales Fotocopias de documentos de archivo que sirven de información para otra actuación En general, toda aquella información impresa y publicada.
A cada tipo de documento le corresponde un tratamiento y una ubicación distintos. Su organización y gestión corresponde a diferentes servicios: Archivo y Biblioteca.

Fuente: http://www.guiagestiondocumental.com/documental/modulo1/cap1-1.html