Los mapas de procesos como herramienta estratégica para la gestión documental

Cada vez son más frecuentes los ejemplos de aplicación de la gestión por procesos -y más concretamente de los mapas de procesos- como herramienta para transformar la gestión documental y la gestión de la información de las organizaciones.

Así, hace unos meses Ana Carrillo Pozas y Julián Moyano Collado  nos informabandel desarrollo del  mapa de procesos de la Biblioteca Nacional de España (BNE) concebido como un instrumento  estratégico para el control de las actividades y servicios, para respaldar la producción informativa y documental de la institución  y para servir de apoyo a los programas de evaluación y calidad de la biblioteca, así como para facilitar la adopción de decisiones. Y sobre todo destacaban su utilidad como soporte para mejorar la transparencia informativa de la BNE al recoger analíticamente la información relacionada con la prestación de servicios, la forma de desarrollarlos y los responsables involucrados en su ejecución, aportando una visión exhaustiva sobre la Biblioteca. De esta manera el mapa de procesos resulta ser una fuente de información de primer orden, transversal, integral e innovadora, que ofrece de manera accesible el Qué, el Cómo y el Quién de la BNE.

Es ahora Elisa García-Morales  quién a través de una Nota ThinkEPI  resalta lanecesidad de que la gestión documental se adapte al enfoque a procesos.

García-Morales cree que la función “gestión documental” debe re-posicionarse en las organizaciones, liderar el gobierno de la información y situarse en el contexto de toma de decisiones de gobierno y estrategia empresarial;  la gestión documental debe ser capaz de acompañar el rediseño y mejora de los procesos apoyando la identificación, simplificación y automatización de la información documentada que originan los mismos.

Para alcanzar este objetivo  estratégico los mapas de procesos y actividadesson una herramienta básica de trabajo para la gestión documental, ya que en ellos se establecen las categorías principales en los niveles estratégicos o de gobierno, de negocio y de soporte a la actividad. Estas categorías se segmentan en subniveles más o menos complejos según las dimensiones y estructura de la empresa. Los mapas de procesos recogen por lo general información clasificada sobre los procesos y actividades, los grupos involucrados en su ejecución, su estructura reglas y procedimientos y las entradas, salidas y controles requeridos para los mismos.

A partir del mapa de procesos se podrá elaborar el mapa de información documentada o mapa documental en el que se recogerá y representará la información sobre las series documentales y los documentos producidos, describiendo sus características esenciales y los criterios aplicables a lo largo de su ciclo de vida. El mapa documental informa de los “registros” producidos en los distintos niveles de actividad y permite mantener el control de la información documentada.

García-Morales va más allá del mapa documental proponiendo la integración de los distintos mapas que representan la información empresarial en una cartografía de la información completa, lo que permitiría navegar desde diferentes categorías y visualizar las interrelaciones existentes desde distintos ejes: procesos, documentos, grupos, sistemas, datos, controles, etc. 

Fuente: http://cepymearagon.blogspot.pe/2014/02/los-mapas-de-procesos-como-herramienta.html