INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN y gestión de la información

Cómo manejar la información que genera la supervisión

La información para la gestión y la gestión de la información son dos conceptos diferentes; la información para la gestión es un tipo de información (los datos); la gestión de la información es un tipo de gestión (el sistema).

La gestión de la información es el proceso de analizar y utilizar la información que se ha recabado y registrado para permitir a los administradores (de todos los niveles) tomar decisiones documentadas. La información para la gestión es la información necesaria para tomar decisiones de gestión.

La supervisión proporciona información sobre el estado de cosas en el proyecto.

Esta información se recoge durante las fases de planificación e implementación. La información ayuda a detectar cualquier cosa que vaya mal en el proyecto. En consecuencia, los administradores pueden encontrar soluciones para asegurar el éxito.

La importancia de la información para la gestión:

La información para la gestión es importante para:

Tomar las decisiones necesarias para mejorar la gestión de prestaciones y servicios
Poner en práctica la planificación, implementación, supervisión y evaluación participativas.

Cómo gestionar la información:

Para poder utilizar la información para tomar decisiones de gestión, debe gestionarse la información (recabar, registrar y analizar). Aunque la gestión de la información (el proceso de recabar y guardar la información) y la información para la gestión (la información necesaria para tomar decisiones bien documentadas) son diferentes, se refuerzan entre sí y no pueden separarse en las operaciones cotidianas.

Por lo tanto, la gestión de la información implica:

determinar la información que se precisa
recoger y analizar la información
registrarla y recuperarla cuando sea necesaria
utilizarla
divulgarla

Determinar la información necesaria para la gestión: Durante la planificación, gestión y supervisión del proyecto se genera mucha información. Parte de ella es necesaria para tomar decisiones de gestión inmediatas, parte para decisiones de gestión posteriores.

Un buen sistema de gestión de la información debe, por lo tanto, ayudar a los administradores del proyecto a saber qué información necesitan recabar, para tomar diferentes decisiones en distintos momentos.

Obtener y analizar la información para gestionarla: La información puede conseguirse de informes de técnicos, libros de registro, formularios de los diferentes ejecutantes, reuniones con la comunidad, entrevistas, observación y mapas comunitarios.

Registro de la información: Es importante guardar la información para futuras referencias. Puede guardarse en libros de registro locales, informes de progreso, formularios o incluso en la cabeza. El principio más importante del registro de informaciones es la facilidad con la que pueden recuperarse.

Empleo de la información: Se puede utilizar para solucionar problemas comunitarios, determinar recursos (cantidad y naturaleza), solicitar apoyos y planear futuros proyectos.

Divulgación o flujo de información: Para que la información tenga un uso adecuado tiene que compartirse con los demás interesados o usuarios. Esta información puede ayudarles en sus decisiones de gestión y también puede ayudar al que la recoge a encontrar significados o usos relacionados con la gestión.

La información deben compartirla los miembros de la localidad, parroquia, comarca, distrito, ministerio, ONG y donantes. La información para la gestión forma parte de la supervisión porque dicha información surge de ella, y ayuda en la planificación y la implementación de las actividades de supervisión.

Ya venga del personal o de los interesados, una de las formas más efectivas de conseguir información útil de la supervisión es por medio de la Revisión anual. Aunque se describe en su cometido de conseguir información para la gestión participativa, es igualmente aplicable a la obtención de información para la supervisión.