Concepto de documento electrónico

En la Carta Iberoamericana de Gobierno Electrónico, se dedica en el capítulo segundo (El derecho al Gobierno Electrónico) un artículo específico al régimen de los documentos y los archivos electrónicos. Allí se dice que los Estados regularán sus documentos y sus archivos electrónicos en base a unos criterios, a saber:

• Equivalencia de los documentos electrónicos con los documentos en papel.
• Validez de los documentos electrónicos, en igual medida que el papel.
• Conservación y gestión de los datos, con garantía de su integridad, su autenticidad, su mantenimiento y su conservación sin alteraciones indebidas. Con la posibilidad de cambiar su formato y su soporte.

La Guía del Comité de Documentos Electrónicos del Consejo Internacional de Archivos, de 1997, lo definía como la información registrada, producida o recibida en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad institucional o individual y que consta de contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar prueba de la actividad.

Poco después, el Modelo de Requerimientos para la Gestión de documentos electrónicos (MoReq), en 2001, hablaba de un documento de archivo en forma electrónica, es decir, una forma creada mediante un programa informático de aplicación o bien digitalizado mediante escaneado a partir de un documento en papel o microficha.

MoReq recogía que los documentos electrónicos pueden ser elaborados con un procesador de texto, mensajes de correo electrónico, hojas de cálculo, imágenes fijas, animaciones, ficheros de audio o cualquier otro tipo de objeto digital. Ahora bien, se convierten en documentos de archivo cuando se capturan en un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA).
En un SGDEA, los documentos electrónicos se pueden gestionar como si se acumulasen en expedientes o carpetas electrónicas. Incidimos en el como si porque, en realidad, los expedientes no precisan una existencia real, son virtuales. No son más que los atributos de los metadatos asociados a los documentos de archivo.

Alejandro Delgado (2009) nos recuerda que existen tantas definiciones de documento electrónico como escuelas de pensamiento o paradigmas, pero por último recuperemos con él la definición que lanza el Proyecto InterPARES: un documento analógico o digital que es portado por un conducto eléctrico y requiere el uso de un equipo para ser inteligible por una persona.

Fuente: http://mgd.redrta.org/directrices-administracion-de-documentos-electronicos/mgd/2015-01-27/161143.html