Archivos de Empresas

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"1. Archivos de empresa: concepto y funciones  

En los últimos veinte años, las empresas de todo el mundo, en mayor o menor medida, públicas o privadas, se han visto afectadas, entre otras cosas, por dos cuestiones fundamentales: la acelerada evolución tecnológica y el aumento de la competencia, en parte como respuesta a la primera cuestión. La gestión de sus documentos ha pasado de ser algo invisible, a revestir una importancia estratégica en la toma de decisiones y en los procesos Para Olga Gallego, un archivo de empresa es el conjunto de documentos producidos por una empresa en el desarrollo de las actividades que le son propias, de manera orgánica y automática, y conservados como testimonio de información. Al igual que en otro tipo de Archivos, es básico conocer bien la institución, a fin de cumplir el principio de procedencia. 

Los archivos de empresa se conservan con mucha dificultad. La información es diversa, a veces efímera y se organiza de forma diferente. No sólo hay que tener en cuenta a directivos y trabajadores, sino también la influencia que ejercen a la hora de transmitir sus funciones y su información a los clientes. 

El archivo debe permitir cumplir dos funciones básicas: 

1) Almacenar la documentación. 

2) Recuperar de inmediato los documentos almacenados. 

Otras funciones de los archivos son: 

1) Reunir los documentos de la empresa. 

2) Proposición de documentos. Los documentos de los archivos no siempre son para conservar. Pesa mucha más la destrucción que la conservación. Influyen los gastos y la logística de la empresa. Se tiende a centralizar la información. No hay sistemas de organización y normalmente no se aplica el principio de procedencia. Su función más importante es la gestión documental e identificación para la destrucción de documentos. Se basan en las aplicaciones informáticas. 

2. Tipos de archivos de empresa

a) Por el tamaño de la empresa: 

• Pequeña empresa. 

• Mediana empresa. 

• Gran empresa. 

b) Dependiendo del tipo de actividad: 

• Empresa de transportes. 

• Empresa de automóviles. 

• Empresa de alimentación. Etc. 

c) Por su expansión territorial: 

• Locales. 

• Nacionales. 

• Europeos. 

• Internacionales. 

d) Por su actividad comercial: 

• Local. 

• Regional. 

• Nacional. 

• Internacional. 

e) Por la Edad de los Documentos: 

• Administrativos. 

• Intermedios. 

• Es muy difícil y raro que haya archivos históricos. 

Los archivos de empresa presentan muchas dificultades debido a: 

a) Falta de legislación. 

b)Baja rentabilidad de la empresa, que no los considera prioritarios. 

c) Concepto de información de la empresa. 

d) Política de conservación de la empresa."

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Fragmento de la Fuente: 

ARCHIVOS DE EMPRESA NOCIONES BÁSICAS SOBRE HISTORIA, CONTENIDO Y GESTIÓN de: 

Laura Novelle López 

Licenciada en Historia Especialista en Organización y Gestión Documental JULIO 2012