La llegada de la revolución digital, está suponiendo un cambio radical en los procesos internos y externos de la empresa. Cada vez encontramos más herramientas TIC que contribuyen a la mejora y eficiencia de los diferentes procesos. Una de las herramientas que más están utilizando las empresas es el software de gestión documental.
Las empresas actuales tienden a acumular un gran volumen de información y no saben dónde almacenarla. Además, la necesidad actual de digitalizar losdepartamentos de documentación de las empresas se ha convertido en un requisito indispensable para seguir evolucionando. Por este motivo, una solución a los problemas relacionados con la información consiste en implantar un programa de gestión de documentos como el software de gestión documental, ya que mejorará la documentación en la empresa.
A continuación se detallan 5 motivos por los que implementar un software de gestión documental puede ser de utilidad para las empresas:
- Disminución de los costes: Una de las principales ventajas de instalar un software de gestión documental consiste en la reducción de los costes documentales de la empresa. El volumen de costesse puede reducir entre un 20% y 40%. Esto es debido a que se dispone de tecnología mucho más barata para poder realizar las tareas.
- Mejora de la relación con los clientes: Como consecuencia de la mejora en la gestión documental, la relación con los clientes va a ser mucho mejor. Gracias a la solución de un ERP documental, puedes automatizar y garantizar la información a los clientes.
- Aumento de la eficiencia y productividad: Muchos de los procesos que se realizan de formamanual, pasarán a ser completamente automáticos con la implantación del software de gestión documental. Por tanto, la productividad y la eficiencia de la empresa se va a ver incrementada.
- Ahorro en el espacio de almacenamiento: La mayoría de empresas dedica una gran cantidad de espacio al almacenamiento de documentos. Con el software de gestión documental todos los documentos están digitalizados y almacenados en una sola base de datos. Por tanto, el ahorro en espacio dentro de la empresa será mucho mayor.
- Mejor localización de documentos: La pérdida de documentos puede suponer una cifra muy importante en pérdidas económicas. Gracias a la herramienta software gestión documental, podrás localizar todos los documentos de forma fácil y rápida. Además, la seguridad de la información también será mayor.
Importancia del software de gestión documental para las pymes
Todas las organizaciones y empresas, independientemente de su tamaño generan información y son susceptibles a necesitar servicios de gestión documental.
En el caso de las pymes, para que puedan seguir evolucionando e incrementando sus beneficios, esimportante que dispongan de un sistema de gestión documental donde todos los documentos estén controlados y centralizados.
Por otra parte, las pequeñas y medianas empresas tienen un mercado competitivo mucho más amplio. Por este motivo disponer de nuevas herramientas TIC como una solución empresarial puede suponer un aumento de la ventaja competitiva.
En definitiva, implantar un software de gestión documental es seguramente una de las mejores soluciones que existen actualmente en el mercado para gestionar la información. Además es imprescindible y necesario para seguir creciendo en un entorno como el actual.
Fuente: https://www.maestrodelacomputacion.net/razones-implantar-software-de-gestion-documental/
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