Información complementaria...
1. Principios básicos
Los archivos de oficina o gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por las oficinas en el desarrollo de las funciones y actividades que tienen encomendadas, y que son conservados para la toma de decisiones, apoyo en la tramitación de asuntos y defensa de derechos.
La organización de los archivos de oficina se basa en tres PRINCIPIOS:
- Ser reflejo de las actuaciones de la UCA, y de la unidad responsable del archivo de oficina.
- Reproducir el orden original de la creación/recepción de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
- Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo, el expediente administrativo.
En los archivos de oficina encontramos documentos, expedientes y series.
2. Expediente administrativo
Es la unidad básica de organización de los archivos de oficina y de la que forman parte la mayoría de los documentos.
2.1. Definición de expediente
Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos generados o recibido por una unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto.
2.2. Estructura de los expedientes
La incorporación de documentos a un expediente debe seguir el curso de la tramitación del asunto al que se refiere, en general reproducen el orden cronológico de los documentos generados o recibidos.
Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad.
2.3. Organización de los expedientes
Los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto.
- Abra un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada sesión de órgano colegiado, para cada petición de traslado académico, para cada convocatoria de oposiciones, etc.)
- Determine el título oficial del expediente, que suele estar establecido en normativas, reglamentos, en la propia documentación, etc.
- Evite la desmembración de los expedientes y la dispersión de los documentos que lo integran creando falsos expedientes.
- Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el momento de su producción o recepción, ya que transcurrido un tiempo resulta más difícil hacerlo correctamente.
- Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha sido abierto.
- No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, día y persona que lo ha extraído o se le ha prestado.
- Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su utilización.
- En general, los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitación.
- No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha usado para su resolución, pero que no forma parte de él.
2.4. Ordenación interna del expediente
- En general, la ordenación de los documentos dentro del expedientes será cronológica, ya que las actividades encaminadas a su resolución tienen una secuencia en el tiempo, de forma que el primer documento será el más antiguo y el último el más reciente.
- Es necesario considerar los documentos que acompañan a otros documentos, que son de fecha anterior pero que deben ordenarse después del documento principal (ejemplo: instancia de solicitud de una plaza -documento principal- a la que acompaña documentos de certificación de notas, méritos, certificaciones, etc. -documentación que acompaña-).
- En expedientes complejos puede ser útil agrupar los documentos por trámites en subcarpetas, que a su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente (ejemplo: expediente de obras mayores se pueden agrupar en subcarpetas la licitación, contrato, etc.)
3. Series
Los expedientes suelen formar parte de una serie.
3.1. Definición de serie
Se entiende por serie el conjunto ordenado de documentos y expedientes generados por una unidad u oficina resultado de una misma gestión, actividad o procedimiento.
3.2. Organización de las series
- Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto.
- Determine el título oficial de la serie, que suele estar establecido en normativas, reglamentos, manuales de procedimientos, en la propia documentación, etc. Una vez determinado su título debe mantenerse en el tiempo.
- No use como título de series denominaciones referidas a tipos de documentos como oficios, notificaciones, etc., ni denominaciones genéricas como expedientes generales, varios, miscelánea, etc.
- Identifique serie con procedimiento.
- Cada serie documental está identificada y codificada en el cuadro de clasificación de documentos administrativos, que puede consultar en la base de datos del Archivo de la UCA.
3.3. Ordenación de las series
Se establecerá un criterio de ordenación de los expedientes dentro de su serie, de acuerdo a la naturaleza de los expedientes que la formen y a la forma que facilite su recuperación.
Las series documentales se pueden ordenar bajo los siguientes criterios:
- Orden cronológico, adecuado para documentos o expediente de presupuestos, nóminas, sesiones del Claustro, etc.
- Orden alfabético de nombres de personas u organismos, adecuado para documentos o expediente personales, académicos, etc., o nombre de asuntos (ejemplos: informes de gestión).
- Orden numérico, adecuado para expediente o documentos contables, nº de control de expedientes codificados como becas, etc.
- Combinación de varios (ejemplo: cronológico y alfabético)
Ver más http://archivo.uca.es/gestion/normasorganizacion#Enlace2.1
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