Autor:
Comisión Interinstitucional para la
elaboración de la Norma Uruguaya de Descripción archivística, representada por
la Prof. Arch. Stella Infante –
Administración Nacional de Puertos/ Facultad de Información y Comunicación – stella.infante@fic.edu.uy
Palabras claves: norma; descripción
archivística; NUDA; usuarios; ciudadanos.
Resumen.
A través del
presente trabajo buscamos dar a conocer y difundir la Norma Uruguaya de Descripción Archivística (NUDA) importante no
sólo para el desarrollo y fortalecimiento de la archivística a nivel nacional,
sino también como herramienta de comunicación con nuestros usuarios, sean
investigadores, estudiantes, o ciudadanos en general, interesados en conocer la
información que resguardan nuestros archivos.
La legislación de los últimos años ha
marcado el comienzo de un camino propicio al desarrollo archivístico en
Uruguay. En particular destacamos el Decreto Nº 355/012 que regula la Ley Nº
18.220 Sistema Nacional de Archivos, el
cual estipula el establecimiento de proyectos, entre
ellos el de “normalización, terminología
y formatos de descripción archivística nacional, alineados con la normativa
internacional para garantizar la integridad y conservación del Patrimonio
Documental”; las leyes Nº 18.381 Derecho
de Acceso a la Información Pública y la Nº 18.331 Protección de Datos Personales y Acción de "Habeas Data"
Este contexto
normativo favorable, sumado a la promulgación de la Ley Nº 19.179
de Software Libre y Formatos
Abiertos en el Estado (aprobada por el Parlamento uruguayo el 18 de
diciembre de 2013) más la creciente aplicación del software ICA – AtoM en los archivos uruguayos ha generado un marco
jurídico y normativo que demandaba la necesidad de tener una norma de
descripción.
Es así que contando
con el aval del Archivo General de la Nación se conforma la Comisión Interinstitucional para la elaboración de la Norma Uruguaya
de Descripción Archivística, equipo de trabajo que ha contado con generosas
colaboraciones de calificados especialistas en normalización archivística. Esta
comisión ha tomado como herramienta el análisis y aprendizaje de experiencias
similares en otros países, lo cual ha permitido generar un punto de partida
para el desarrollo de este proyecto.
Entendemos que en
cualquier campo disciplinar, como individuos pertenecientes a diversos grupos
sociales, la normalización es necesaria dado que facilita y marca un modelo a seguir para realizar
cualquier tarea, permitiendo la interrelación entre pares, lo que es primordial
en nuestra disciplina para poder potenciar las aplicaciones, productos y/o
lenguajes específicos.
Después de un largo proceso de investigación,
análisis, estudio y desarrollo se ha logrado la creación de esta norma, que
acompasada a la realidad legislativa nacional,
incorpora elementos obligatorios para las descripciones archivísticas.
Ella permite a los usuarios obtener mayor información de la unidad de
descripción, acercándolos más al contenido de los archivos.
La NUDA pretende generar un modus operandi en la descripción archivística nacional fundamental
para el archivólogo. Garantiza el intercambio de información y la cooperación
entre archivos. Promueve la difusión del patrimonio documental, con
informaciones básicas obligatorias que permiten conocer y comprender la unidad
de descripción de manera más transparente,
profesional e igualitaria a toda la sociedad.
Entendemos que la aplicación de la NUDA creará
sinergia a nivel nacional, departamental y local englobando a la sociedad en un
proceso de estandarización, interacción, comunicación y difusión de la
información existente en los archivos.
Es nuestra intención compartir esta
experiencia deseando sea un aporte útil para la generación de normas nacionales
de descripción archivística en otros países de Latinoamérica y que permita estrechar
vínculos entre nuestras sociedades y sus archivos.
Introducción
Uno de los principales inconvenientes
en los archivos es la falta de estandarización en los procesos técnicos. Como
lo indica la Dra. Antonia Heredia (2013)[1],
la descripción documental es la primer función archivística en normalizarse con
la aparición de la primer versión de la Norma ISAD(G) en el año 1995.
El concepto de descripción en
Archivología lo asociamos al proceso técnico que informa o explica el contenido de los
documentos de archivo, así como su contexto, con el fin de hacerlos accesibles,
mediante la elaboración de representaciones precisas y adecuadas a modelos
predeterminados.
Cuando hablamos de normas de
descripción archivística, lo primero que a todo profesional se le representa es
la Norma ISAD –(G)[2],
considerada el punto de partida de una buena descripción. La misma, en su
introducción establece (2000:12):
“…Esta
norma constituye una guía general para la elaboración de descripciones
archivísticas. Debe utilizarse juntamente con las normas nacionales existentes
o como base para el desarrollo de normas nacionales…”
Es así que analizando esta y otras
normas, así como su aplicación en nuestras instituciones públicas, se establece
el objetivo principal de esta comisión: la elaboración de la Norma Uruguaya de Descripción Archivística.
La NUDA busca ser una norma de “buenas prácticas” que
orienta y unifica criterios en la descripción
archivística nacional, con la convicción que su puesta en marcha será en beneficio de
nuestro patrimonio documental y permitirá acercarnos más a nuestra sociedad.
Resultados finales
Sobre la NUDA.
Con la
estructura de la norma se buscó identificar y explicar de manera normalizada el
contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos
accesibles y entendibles para todos
los ciudadanos, intentando estrechar mayores vínculos entre la sociedad y los
archivos.
Para su elaboración se analizaron los 26 elementos
de las 7 áreas que conforman la Norma ISAD (G) y se estudió la posibilidad de
la aplicación en la archivística nacional.
El esquema planteado por la
NUDA es similar al seguido por la ISAD (G), plasmando en cada elemento el objetivo y la/las regla/s, con el agregado del campo notas y se completa este desarrollo con los ejemplos correspondientes.
·
Objetivo: contiene la finalidad del
campo a describir.
·
Reglas: pautan la aplicación del
objetivo y condiciones para describir el elemento correspondiente.
·
Notas: son apuntes, comentarios o
especificaciones pertinentes.
·
Ejemplos: sirven de muestra para
ilustrar la aplicación de la(s) regla(s), son meramente ilustrativos, son
orientadores y no tienen carácter preceptivo.
Tomando
al usuario/ciudadano como receptor de nuestras descripciones, se entendió que para
que la información que brindemos sea útil y precisa a la sociedad, de acuerdo
al nivel de descripción con el que se está trabajando. Era necesario establecer
si el mismo es obligatorio, recomendable u opcional. Para permitir una mejor
aplicación e interpretación de lo antes mencionado, la norma posee en sus
anexos una tabla que grafica claramente la correspondencia de la pertinencia de
cada elemento según el nivel de descripción.
Aportes de la NUDA
Uno de los aportes más significativos de la NUDA respecto a la ISAD(G) es el aumento de los
elementos obligatorios para todos los niveles de descripción, pasando de 6 a 8.
Los elementos que se incorporan como obligatorios son: Evaluación documental y
Nota del archivólogo.
Motivan esta decisión, por un lado, el nuevo marco normativo
uruguayo en materia archivística y por
otro, la ponderación del rol del profesional archivólogo, su responsabilidad en
el entendido que es quién conoce el fondo documental a describir y es el referente
para la sociedad, a quien contactar en caso de necesitar ampliar información o
conocer con mayor detalle la documentación del archivo.
La NUDA promueve algunos otros cambios sobre todo en la
denominación de algunos elementos y busca la estandarización de la descripción
de otros.
Como ejemplo de ello podemos mencionar los siguientes:
→
en el ÁREA DE IDENTIFICACIÓN:
·
se unifican criterios aplicando las Normas ISO para establecer el Código de referencia. Se asimila la
norma ISO 3166 -1 (código UY) y se agrega el estudio de la norma ISO 3166 -2
(códigos para los Departamentos) para el caso de los Gobiernos Departamentales
y Empresas Estatales que poseen oficinas en todo el territorio nacional; los
primeros antepondrán la letra “I” (de Intendencia) para una mejor
identificación; a
los efectos de separar los elementos que conforman el Código de referencia se estandariza su escritura promoviendo la
utilización de un guión “-“ sin dejar espacio entre los mismos, para no tener
dificultades de aplicación en el software ICA – AtoM;
·
se
establece que cuando el Título formal
no sea claro, el archivólogo asignará un título atribuido, el cual deberá ir entre corchetes “[…]”;
·
se propone para el
campo Fechas que las
mismas se escriban conforme a la norma ISO 8601 en formato extendido, siguiendo las
pautas aaaa-mm-dd. En los casos en que no se tenga la fecha exacta se deberá
especificar la fecha estimada por el Archivólogo, la que irá entre corchetes
"[…]". Como separadores de los elementos de la fecha se utilizará el
guión “-“ y como separador entre las fechas extremas se utilizará la barra “/”
para no tener dificultades de aplicación en el software ICA - AtoM;
·
se modifica la denominación del elemento Volumen y soporte de la unidad de descripción pasando a llamarse Extensión, Volumen y Soporte, dada la necesidad de conocer con mayor
precisión el alcance total de la unidad de descripción.
→
en el ÁREA DE CONTEXTO:
·
se completará con el término
“Desconocido” el elemento Nombre del
Productor cuando el mismo no pueda ser identificado. Si quien realiza la
descripción deduce o estima el nombre del productor lo indicará entre corchetes
“[…]”. Si la institución ha tenido varias denominaciones a lo largo de su
historia, se consignará la que corresponda a la unidad que se está describiendo
dejando para el Área de Contexto - Historia del Productor otras denominaciones.
→
en el ÁREA DE CONTENDIO Y
ESTRUCTURA:
·
se cambia la denominación del elemento Valoración, Selección y Eliminación por Evaluación documental, de acuerdo a la nueva nomenclatura utilizada
a nivel internacional.
→
en el ÁREA DE CONDICIONES DE
ACCESO Y USO:
·
se estipula que para la determinación
del elemento Condiciones de acceso se
deben aportar datos en los casos que, de acuerdo a la Ley 18.381 Derecho de Acceso a la Información
Pública y su decreto reglamentario, la información esté restringida vista la clasificación de reservada, confidencial o
secreta.
Conclusiones.
Desde
su génesis la Comisión para la elaboración de la norma uruguaya
siempre trabajó con la convicción que es necesaria una norma nacional de
descripción archivística para obtener un mejor acceso a los documentos de
archivo lo que redundará en un beneficio para la sociedad y ha defendido el derecho de acceso a la información.
Con la edición e
implementación de la NUDA, nuestro país contará con una herramienta que normalizará
los contenidos de las descripciones archivísticas.
Se ha desarrollado un modelo viable y adaptable a cualquier
entidad tanto en archivos administrativos o históricos, públicos o privados de
nuestro país, estableciendo reglas fundamentales de descripción multinivel que
se aplicarán para establecer una estructura jerárquica de descripciones.
Queda destacar y agradecer el constante apoyo de la Dirección del
Archivo General de la Nación, así como de las autoridades de las diferentes
instituciones desde donde proviene cada uno de los integrantes de esta
Comisión, lo que denota el interés de los diferentes organismos del Estado por
avanzar en la gestión y administración documental, de una manera estandarizada
y por ende con calidad.
Entendemos que la aplicación de la Norma
Uruguaya de Descripción Archivística será de gran utilidad y provecho tanto
para las instituciones como para la sociedad, y un gran aporte para el
crecimiento archivístico nacional, como fuera expresado por la Sra. Directora del AGN, Alicia Casas de Barrán en ocasión de la
presentación formal de la NUDA realizada el pasado 4 de diciembre de 2014 en el
salón de actos del AGN: "[…]vemos cristalizadas políticas que propusimos desde el
inicio de la gestión[…]".
Que esta norma sea una
herramienta para difundir el contenido de nuestros archivos a toda la sociedad,
porque el conocimiento del mismo ya no se restringe a algunos investigadores,
sino que debe ser de todos pues allí se resguarda nuestra memoria e identidad.
Comisión de Trabajo
Interinstitucional para la elaboración de la Norma Uruguaya de Descripción
Archivística (NUDA) integrada por:
Arch. Rocío Abella – Intendencia de Montevideo. Archivo Central
Arch. Natalia
Álvarez – Intendencia de Montevideo.
Archivo Patrimonial del Servicio de Escribanía
Arch. Mary Combol – Archivo General de la Nación. Archivo Histórico
Arch. Beatriz Estavillo - Ministerio de Transporte y Obras Públicas
Prof. Arch. Stella Infante Rosso – Administración Nacional de Puertos/ Universidad de la República.
Facultad de Información y Comunicación
Arch. Gabriel Queijo – Ministerio de Economía y Finanzas. Contaduría General de la Nación
Arch. Silvia Osorio – Archivo General de la Nación. Archivo Judicial
Bibliografía.
· Heredia Herrera, A. (2013). Manual
de archivística básica: gestión sistemas. Puebla: Universidad autónoma de
Puebla.
· Internacional Council on Archives (ICA
·
Cámara
de Representantes de la República Oriental del Uruguay. (17 de octubre de
2008). Ley Derecho de Acceso a la Información Pública (Ley 18381 de 2008)
Recuperado de: http://www.parlamento.gub.uy/leyes/AccesoTextoLey.asp?Ley=18381
·
Cámara
de Representantes de la República Oriental del Uruguay. (11 de agosto de 2008).
Ley Protección de Datos Personales y Acción de Habeas Data. (Ley 18331, de
2008) Recuperado de: http://www.parlamento.gub.uy/leyes/AccesoTextoLey.asp?Ley=18331&Anchor=
· Cámara de Representantes de la
República Oriental del Uruguay. (20 de diciembre de 2007) Ley Sistema Nacional
de Archivos (Ley 18220, de 2007) Recuperado de: http://www.parlamento.gub.uy/leyes/AccesoTextoLey.asp?Ley=18220&Anchor=
Cámara de Representantes de la República Oriental
del Uruguay. (8 de enero de 2014). Ley
Software libre y formatos abiertos en el Estado (Ley 19179 de 2014). Recuperado de: http://www.parlamento.gub.uy/leyes/AccesoTextoLey.asp?Ley=19179&Anchor
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