Lester J, Cappon.(1)
Institute of Early American
History and Culture.
Los manuscritos históricos son mirados principal, sino exclusivamente, como materiales para investigación, sin importar su origen o procedencia. Esa palabra augusta "procedencia" como sello de calidad de los archivos ha dado a la archivistica una posición superior en las mentes tanto de algunos historiadores como de los archivistas. Se reconoce, al menos entre archivistas, que los documentos son algo mas que materia prima para uso de eruditos; realmente una subestimación tan burda de su función sería seriamente cuestionada. Cualquiera que sea nuestro punto de vista, el intento de diferenciar una clase de documento de otra, genera la pregunta: ¿Cuál es la relación entre manuscrito histórico y documento? ¿Es el uno sólo el pariente pobre del otro?
Tratando de definir estos términos en el campo de archivos, donde muchas personas están en terreno común sin ser consciente de ello, debemos proceder de lo general a lo especifico. Puede parecer extraño que los archivistas profesionales hayan sido capaces de ponerse de acuerdo con las definiciones para comunicarse lo que significan para ello ciertos términos usados continuamente en una profesión relacionada esencialmente con la comunicación. Los jóvenes inmaduros de la profesión archivistica en los Estados Unidos, irrespetuosos de los título provenientes del exterior e inclinados al uso del lenguaje casual del innovador, dan una explicación parcial. Además la distinción hecha por historiadores entre documentos gubernamentales como "oficiales" (que son ) y el resto de documentos como "no oficiales" o "privados" o "personales". Otra explicación es que aún el mejor conjunto de definiciones contendrá corolarios en forma de excepciones. Así nos podemos defender anotando que, ya que los archivos son documentos humanos, no podemos siempre llamar categóricamente espada a una espada.
La expresión mas generalizada la proporciona la Federación Internacional de Documentación: " el término de documentación se refiere a la creación, transmisión, colección, clasificación y uso de documentos; los documentos pueden definirse en forma amplia como un documento registrado en cualquier formato".(2) De acuerdo con esta definición, la documentación tiene un carácter universal que abarca todo conocimiento, sin importar el medio y la forma en que se encuentre registrado y los métodos para implementar su uso. Si el alcance de la documentación es tan amplio que requiere alguna delimitación para propósitos prácticos, también comprende una progresión lógica de actividades, familiares al archivista orientada hacia el uso de documentos. Mas aún, desde el punto de vista de los documentos históricos, este gran alcance armoniza con la moderna concepción de los historiadores de un amplio tema de estudio.
Mirando ahora los archivos como un gran segmento de la documentación, debemos citar la definición de Hilary Jenkinson, porque es concisa y porque su análisis ayuda a diferenciar entre documentos y manuscritos históricos. "Archivo" dice el, "son documentos que se han redactado con el propósito de, o usados durante, la conducción de asuntos de cualquier tipo, de los cuales ellos mismos formaban parte, y conservados subsecuentemente por las personas responsables de la persona en cuestión, o sus sucesores, en su propia custodia y para su propia referencia".(3) Fundamental en este concepto de archivo es la unidad orgánica de documentos, que explica la vida de la organización que los creó. La cadena de responsabilidad desde la creación hasta la preservación de los documentos es, o debe ser inviolable para mantener el completo significado de su contenido observando el principio de procedencia".(4) Bajo esta circunstancia, por consiguiente, el archivista y sus archivos son parte integral de un archivo viviente. Si la organización muere sin sucesor, el trabajo del archivista termina y ¿qué pasa con los archivos? Si escapan a la destrucción, ha generado su estado a simples abandonados aún cuando hayan encontrado asilo?
Para aclarar su definición Jenkinson dice que los Archivos no son Documentos coleccionados artificialmente, como objetos en un museo, porque se piensa que serán de uso o interés para los eruditos, sino que se acumulan en forma natural en la Oficinas para propósitos prácticos de la Administración. No obstante estos documentos tienen valor para la investigación, relacionada o no con la organización que los produjo; y en el curso del tiempo su valor para la investigación es probable que esté en proporción inversa a su uso por la administración. El archivista con proporción histórica reconocerá su valor pemanente para la investigación y hará énfasis en el objetivo dual de su programa extendiendo su servicio a una gran variedad de investigadores y conservado su función estrictamente archivistica. Esta es la actitud que prevalece generalmente en los archivos gubernamentales en una democracia que se trata de documentos públicos, pero la política del acceso de los investigadores externos a los archivos semipúblicos o privados varía ampliamente.
Cuando aplicamos esta definición de archivos al área indeterminada de los manuscritos históricos, a primera vista parecía que el curador no es un archivista puesto que no tiene archivos bajo su custodia. El ha coleccionado manuscritos artificialmente, aunque no necesariamente "como objetos en un museo". Ha adquirido algunas colecciones formadas por coleccionistas particulares, incrementando su artificialidad. Ha traído a su red documentos individuales retirados previamente del archivo original. Sin embargo si el curador ha desarrollado un plan de recolección con una base histórica firme, su mas rico material contará de proezas de documentos orgánicos de personas o familias, organizaciones o instituciones, en su orden original, como el archivista hipotético de cualquiera de ellos los hubieran conservado.(5) Si se transfieren a una biblioteca de investigación en su estado original, el primer principio que guía para el curador le dice que debe conservarlo en ese sistema. Cualquier modificación que el curador imponga después de un estudio detallado no debe conservarlos en ese sistema. Cualquier modificación que el curador imponga después de un estudio detallado no debe violar la esencia de esta regla de archivo.
Como explicación adicional de su definición Jenkinson anota que "cualquier documento está potencialmente relacionado con otros dentro y fuera del grupo en el que se conserva y cuya importancia depende de estas relaciones" Uno de los trabajos del archivero es familiarizarse con el contenido de los grupo de archivo de manera que pueda hacerse explícita esta relación en los inventarios, guías y otras herramientas de referencia que se compilen. El curador de manuscritos históricos tiene en su custodia una variedad de grupos o "colecciones" adquiridas en diferentes momentos aunque muchos de ellos no están relacionados, en el curso de un programa bien planeado obtendrá colecciones de documentos relacionados entre si, a través de relaciones familiares, conexiones de negocios y actividades sociales. Los documentos del Señor White. El señor Green, un socio de negocios del señor White en otra ciudad, tiene negocios con Black, por consiguiente los documentos de White y Blak proveen información de acerca de Green. Los descendientes de Green serán pronto consultados por el curador con la esperanza de que sus manuscritos revelen otra faceta de eventos solo parcialmente revelados por los documentos ya disponibles, Cada grupo es una entidad orgánica y serán archivados como tal, pero su interrelación es tan importante como aquella que existe entre grupos de archivos en un cuerpo mayor. El curador tiene la misma responsabilidad que el archivista al proporcionar referencias cruzadas para beneficio del investigador.
Debe considerarse también "el hecho de la custodia continua, una suposición razonable de lo que sostiene Jenkinson " es la diferencia entre un documento que es y uno que no es un Documento Archivado". Este estado puede convertirse en un hecho de considerable importancia legal con respecto a la supuesta validez de un documento porque es y siempre ha sido, parte integral de los archivos bajo continuo control de las oficinas que lo crearon, o de sus sucesores. En muchos casos la custodia de las piezas de documentos históricos se rompe cuando se transfieren a repositorios de manuscritos; mas aun, la continuidad original de la custodia puede haberse roto previamente en varias ocasiones. Sin embargo con respeto a grupos orgánicos, estos pueden no perder ninguno de sus invaluables atributos de unidad por razón de la transferencia. Su valor histórico no disminuye necesariamente; de hecho, poco o ningún valor da el curador o el investigador al hecho de romper la custodia excepto para buscar segmentos de una colección dividida que se encuentra aun en manos privadas, con el propósito de unificarla como un todo en una institución de investigación.
A la luz de la discusión precedente y desde el punto de vista del repositorio, podemos definir manuscritos históricos como documentos de valor histórico, escrito a mano o mecanografiados o su equivalente (discutimos los documentos impresos) en forma única o múltiple. Los manuscritos históricos pueden clasificarse en tres categorías: 1) colecciones o grupos de documento con unidad orgánica, en forma de documentos personales o institucionales.
2) colecciones artificiales de manuscritos adquiridos de varias fuentes por un coleccionista privado, recogidos de acuerdo a un plan pero sin considerar el principio de procedencia
3) manuscritos originales adquiridos por el repositorio por su especial importancia para la investigación y que comprende una colección, o lo que por carecer de un mejor termino se ha dado en llamar "manuscritos misceláneos". (6) Parece apropiado y significativo por consiguiente, referirse a la primera categoría de los documentos de John White o si el grupo es mas comprehensivo a los documentos de la familia White (en la forma de documentos personales o familiares). En el caso de una organización el término archivo puede servir para connotar el carácter de documentos institucionales, e.g. archivo de la compañía de Carbones Black. En la segunda categoría es lógico y conveniente referirse a los resultados del pasatiempo de Jorge Brown de coleccionar autógrafos presidenciales como la colección Brown. La palabra manuscrito(s) es satisfactoria para la tercera categoría puesto que no existe otra distinción fuera del carácter físico de sus componentes. No puede negarse que todos estos términos son, en el mejor de los casos, arbitrarios.(7) Susceptibles de una gran amplitud de definición y de uso, son sin embargo aplicados de alguna manera, con su presente connotación por curadores en la búsqueda de una terminología uniforme, cuya lucha por su adopción sería sin duda facilitada por instituciones americanas espontaneas, si tales epítetos nacieran algún día de parte de los archivistas.
Estas definiciones, gravadas con dificultad de significados restrictivos, confirman el hecho que no es fácil trazar la línea entre los archivos institucionales y los documentos personales. El problema no existiría si los funcionarios de las agencias gubernamentales y privadas, en el procedimiento original del archivo, separan la correspondencia personal de la de negocios o sin haber hecho esto, no se la llevaran consigo al abandonar la institución. Pero el esfuerzo diario de mantener tal separación implica una disciplina difícil de aceptar voluntariamente, y de imponer por el orden administrativo; de hecho pocos funcionarios son conscientes del problema. La separación posterior la ejecutan bruscamente personas que nunca han oído de procedencia, pero presumen que pueden emitir un juicio histórico basado en el contenido de los manuscritos y su ordenación. No es una practica nueva. Los documentos del impopular Thomas Hutchinson, gobernador colonial de Masachusetts, fueron tomadas después de su huida a Boston en 1774 y pasaron a ser propiedad del estado. En 1821 estaban bajo la custodia de Alden Bradford, secretario del estado y debemos admitirlo, un escritor histórico. El intentó separar lo oficial de lo no oficial y con la aprobación del gobernador de la época, entregó los llamados documentos personales a la sociedad Histórica de Masachusetts para su conservación. El historiador Jhon G. Palfrey, sucesor de Bradford, 24 años después solicitó la devolución de los documentos pero transcurrido otro cuarto de siglo antes de que el estado los recuperara.(8) Ocurre que muchos documentos oficiales son transferidos desde su oficina de origen, no a la agencia de archivos relacionadas sino a manos privadas (inicialmente las propias manos del ex-funcionario), y por último llegan a un depósito de manuscritos histórico. Todavía son documentos oficiales y deben reconocerlo al valorar su contenido para la investigación.
Esta sustracción de documentos de archivo, que el funcionario que se retira presume son de su propiedad, ha ocurrido mas comúnmente en las altas posiciones del gobierno donde el individuo actúa por su propia iniciativa y responsabilidad. Por costumbre y precedente se permite al presidente de los Estados Unidos disponer de sus documentos como lo considere conveniente cuando termine su mandato. Por consiguiente los grupos documentales en la biblioteca del Congreso han llegado alli no por transferencias de canales gubernamentales sino por donación o compra a descendientes de los presidentes. Los documentos del segundo presidente Roosevelt son la primera excepción, pero la idea de establecer la Biblioteca Franklin D. Roosvelt en Hyde Park, Nueva York, del Archivo Nacional creado con Roosvelt, mas que una cuestión de política gubernamental y la transferencia de documentos presidenciales comenzó durante su administración. Bajo la reciente legislación general para bibliotecas presidenciales, la Biblioteca Harry S Truman será sin duda la segunda de tales instituciones administradas por el archivo Nacional.(9)
Los documentos oficiales convertidos en "archivos descarriados" al abandonar la institución con su creador constituyen normalmente la mejor historia del archivo. No es sorprendente que algunas veces hayan formado el núcleo de bibliotecas especializadas de investigación o les hayan dado fama. Un caso doble al respecto es el de los documentos de Sir Henry Clinton en la biblioteca Willam L Clements y los documentos de Sir Guy Carleleonde Willamsburg Colonial. Ambos constan de correspondencia oficial y documentos relacionados del cuartel del Ejercito Británico en la ciudad de Nueva York durante la Guerra de Independencia; y puesto que Clinton no tomó todo lo mejor, los documentos de su sucesor Carleton incluyen una gran cantidad de material de los archivos de Clinton.(10) Un curador historiador anoto "que los archivos eran lugares donde se guardan documentos no importantes, después de que los documentos importantes hubieran sido retirados o prestados....(y) y que los documentos importantes sustraídos ya estuvieran, en muchos casos en instituciones tales como biblioteca y sociedades históricas, que hubieran sido fundadas mucho tiempo antes que Norteamérica adquiera conciencia archivistica".(11) Aunque este escritor hizo sus observaciones en tono jocoso, ella muestran una gran distinción sin gran diferencia entre documentos y manuscritos históricos, si entendemos porque terminaron en otra parte.
A causa de esta afinidad entre ciertos documentos de archivo y los manuscritos históricos, estos frecuentemente son complementarios en contenido. La distinción entre documentos oficiales y no oficiales de la misma serie de eventos es importante para el archivista y el curador porque el principio de procedencia está directamente comprometido, y debe evitarse la inclinación del aficionado a intercalar documentos del mismo tema. Su naturaleza complementaria es también de gran interés para el historiador. El debe ser consciente del valor peculiar y de las limitaciones de ambos tipos de documentos su entusiasmo por buscar en uno con relación al otro debe equipararse en con el entusiasmo del curador por enriquecer sus archivos. Los documentos frecuentemente proporcionan el marco de referencia para la narrativa histórica y los manuscritos relacionados la explicación indispensable de eventos y motivaciones personales. Una encuesta hecha en 1945 sobre materiales fuente acerca del primer congreso de los Estados Unidos, 1789-91, ilustra enérgicamente esta relación. El Journal and Debates, manuscrito e impreso, constituye el cuerpo principal de los documentos oficiales y publicados en periódicos, los cuales contienen también comentarios de la época sobre los miembros y sus anotaciones. Las cartas contemporáneas de los miembros discutiendo los puntos de vista de sus compañeros asi como los suyos se encontrarán en manuscritos dispersos en bibliotecas de investigación y en manos privadas.(12)
La tarea de montar estos documentos en copias fotográficas para edición y publicación incluye tanto la perspectiva histórica como la metodología archivistica. La posición de la archivistica hacia la separación de los documentos oficiales está ilustrada por la transferencia en la primavera de 1952, de los documentos del congreso Continental, el Congreso de la Confederación y la convención constitucional Federal de la Biblioteca del Congreso al Archivo Nacional a donde pertenecen mas apropiadamente.(13) El documento mas valioso de la convención Federal es el diario de Madison, se dejó en la división de Manuscritos de la biblioteca del Congreso.
Cualquier consideración de definición de documentos y manuscritos históricos junto con su aplicación, no debe ignorar los documentos impresos. el hecho que muchos manuscritos sean únicos genera algunas veces la falacia que por consiguiente y sin excepción, poseen mayor valor histórico y comercial que los documentos impresos. Esta idea distorsionada ha ganado credibilidad en parte por la constante disociación de libros -esto es, libros impresos- y manuscritos a lo largo de los siglos desde la invención de la imprentas de tipo movibles, acompañadas en los últimos 50 a 75 años por el desarrollo de las técnicas de la bibliotecología para la catalogación de impresos, disponibles en copias múltiples. En el siglo XV y antes, los libros eran manuscritos empastados, e incunables. Los archivos pueden contener impresos y manuscritos producidos por la organización, o por las personas que representan su actividad, por consiguiente cualquier grupo orgánico de manuscritos históricos pueden contener impresos. Asi mismo, pueden encontrarse impresos en una colección compilada artificialmente. El concepto de la importancia superior de los manuscritos es algunas veces inculcado inconscientemente por historiadores académicos a sus estudiantes en un esfuerzo por despertar su entusiasmo por la búsqueda de documentos originales rara vez encontrados en los trabajos de referencia. Aunque este propósito de sus mentores es encomiable, los estudiantes deben aprender que la importancia relativa de los manuscritos e impresos varía según el tema ; y la costumbre de listar separadamente unos y otros en las bibliografías anexas a estudios históricos no indica siempre su valor relativo.
El valor per se de los impresos asociados a documentos manuscritos ganó amplio reconocimiento debido a la vocación del finado Douglas C Mc Mutrie, quien publicó facsímiles de libros Norteamericanos raros y compiló numerosas listas de ello indicando su localización en repositorios norteamericanos y europeos. El fue director del Inventario de Impresos Norteamericanos, un proyecto en la encuesta nacional de Documentos Históricos realizada a finales de los años 30, y su entusiasmo dio luz y color a su empresa de trabajos de Administración en Progreso, La experiencia ha confirmado su acierto que algunos de los volantes, panfletos y periódicos mas raros se encuentran en los archivos de manuscritos.
Durante la compilación de Virginia Gazette Índex, 1736-1780, un proyecto de Willamburg colonial, alguna entrega del periódico hasta el momento desconocida hasta el momento fueron hallada junto con los documentos de la Oficina Colonial en la oficina de Documentos Públicos (14)
Otra condición que asocia el manuscrito con el impreso son las anotaciones manuscritas marginales que se encuentran en los mismos. No es raro que quienes poseen (o prestan) libros escriban ellos. Lo que escriben puede tener significado especial para el erudito y el curador con propensión erudita se mantendrán en guardia sobre tales anotaciones marginales. A modo de ilustración podemos citar la práctica de Washington de anotar algunos de sus diarios en hojas blancas ligadas a almanaques; o la identificación de libros en la biblioteca de Jefferson por medio de una T mayúscula que el usaba como prefijo de su firma "I" (por J)en sus copias y la J mayúscula que escribía después de la firma "T" (15) El registro genealógico de la escrito en la Biblia familiar es un ejemplo común de asociación de manuscritos e impresos. Debemos estar agradecido a aquellos editores que insertaron hojas blancas entre el Viejo y Nuevo testamento con un formato impreso para conveniencia del escribano familiar.
La clasificación de los manuscritos históricos en unas pocas categorías en términos de definiciones archivísticas, teniendo en cuenta las inevitables excepciones a toda regla, lleva a la conclusión que numerosos grupos de manuscritos históricos son realmente documentos de archivo bajo un nombre supuesto. Muchos divorcios y rompimientos de custodia han ocasionado un cambio de nombre, pero el disfraz no cambia de carácter. El carácter inherente del documento de la mayoría de los manuscritos históricos es su atributo mas importante, y el valor de los impresos se aumenta a menudo por tal asociación. Aunque es deseable que la organizaciones mantengan sus organizaciones mantengan sus propios archivos si cuentan con instalaciones adecuadas, cumpliendo por consiguiente con los objetivos a largo plazo de la investigación histórica y sus propias necesidades internas, las bibliotecas de escuelas y universidades, de sociedades histórica y otras instituciones similares de investigación serán siempre necesarias para la conservación de los manuscritos históricos. De esta manera se da la única chance de supervivencia a muchos de estos alias documentos. Porque el curador respetable de manuscrito histórico debe ser un archivista de corazón para desarrollar bien su labor; aún mas, el es una clase de archivista múltiple cuyo éxito está en la versatilidad de sus relaciones con vástagos y viudos, herederos y herederas, coleccionistas y comerciantes, historiadores y anticuarios y no menos, con Clio misma.
Fuente:
http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=369
PGI-85/WS/32
Original: inglés
La Administración Moderna de Archivos y la gestión de Documentos:
El Prontuario RAMP
Recopilado por Peter Walne con la asistencia de un grupo de trabajo
Del consejo Internacional de Archivos
Programa General de Información y UNISIST
Original: inglés
El Prontuario RAMP
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