Organización Documental

LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Donde quiera que comenzó a gestarse una organización administrativa, ésta trajo consigo la creación de documentos y el archivo los recogió" .

Uno de los mayores problemas que enfrentan las empresas, es el de la perdida de información, consecuencia de la mala organización de los documentos. 

Cuando el archivista identifica las necesidades de información de una organización, debe iniciar el proceso de tratamiento del fondo documental, analizando la estructura para conocer los documentos que produce.

"las necesidades de información deben determinar las características del tratamiento, y, recíprocamente, la calidad del tratamiento determina el resultado de la recuperación, y la consiguiente satisfacción de esas necesidades" . A continuación, se procede a elaborar un plan de clasificación que consiste en agrupar los documentos de acuerdo a sus características. Existen cuatro posibilidades de clasificar: la clasificación funcional: basada en las funciones de la institución; la clasificación orgánica: basada en su estructuración administrativa interna; la clasificación mixta de carácter funcional estructural: funciones y estructura de la empresa, y la clasificación temática: para clasificar colecciones de materiales desorganizados. Este proceso conlleva a determinar las series, subseries, piezas y a la creación del cuadro de clasificación documental.

Posteriormente se procede a la ordenación que es la disposición física de los documentos en los depósitos, determinando el criterio por el que se va a ordenar (numérico, cronológico, alfabético o mixto); se continúa con la asignación de una notación de identificación que individualice al documento, y luego se ubica en la instalación física. Luego, se procede a describir los documentos, que consiste en analizarlos, dando como resultado una serie de notas que expresan el contenido del documento. Por último, se realiza la indización, que es la operación mediante la cual se asegura la ordenación de los términos que se pueden recuperar de forma rápida, y, expresar los conceptos que satisfacen las necesidades de los usuarios, creando puntos de acceso al contenido de los documentos

Cita tomada del Archivo Central del Ministerio de Cultura del Perù. http://www.minedu.gob.pe/archivocentral/infogen.php Conceptos bàsicos en archivìstica.Procesos tècnicos Archivìsticos.Organziaciòn Documental. 1:30 pm, 13/11/2009. 

GARCÌA MARCO, Francisco Javier.Fundamentos de organización y representación documental: aportaciones de la archivìstica.Area de Bibliteconomìa y Documentaciòn.Universidad de Zaragosa.1995. Pàg. 93.

fuente: http://ordenandoarchivos.blogspot.pe/2009/11/organizacion-documental.html