1. Documentación activa
En su fase activa, los documentos son producidos o recibidos por cada unidad
administrativa de la Universidad en el desarrollo de las funciones que le son
propias para resolver un asunto.
Mientras la documentación permanece en esta fase, se habla de documentos
activos o corrientes. Normalmente, todavía están sujetos a una tramitación y su
consulta es frecuente y periódica.
La documentación forma parte de los archivos de gestión, es decir, de los
archivos de las diferentes unidades administrativas, bajo la responsabilidad del
jefe de las mismas. La duración o permanencia de los documentos en esta fase,
aunque puede variar según el período de vigencia administrativa, oscila entre
dos y cinco años.
Estos términos, más o menos fijos, están en función de la propia tramitación y
dependen de la tipología documental. Cada unidad administrativa efectuará la
transferencia de los documentos al Archivo General, atendiendo a las
necesidades de espacio y al valor decreciente de la documentación.
2. Documentación semiactiva
En la fase semiactiva, la tramitación administrativa del documento se da por
terminada y su consulta, que evoluciona de periódica a esporádica, disminuye.
Por este motivo los documentos se consideran semiactivos.
En esta etapa, la documentación se ha de transferir al depósito del Archivo
General, bajo la responsabilidad del archivero. Su duración o permanencia
puede oscilar entre tres-seis años hasta su disposición final.
3. Documentación inactiva
En la fase inactiva, el documento pierde su valor administrativo y se vuelve
testimonial o histórico de una actividad desarrollada por la Universidad. Su
consulta es infrecuente y esporádica.
Esta fase corresponde a la etapa de archivo o depósito definitivo y es el
momento en el cual la documentación transferida al Archivo General alcanza el
valor informativo o testimonial de las actividades de la Universidad.
En: Manual de Archivo de Gestión de la Universidad de Almería p. 6-7
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