Autor: Miguel Angel Fernández García
Para una buena organización de los documentos de una empresa, hace falta una actitud positiva, querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario.
El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá donde se encuentran.
La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a cabo por un profesional de la materia.
Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede hacerlo más difícil.
Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados. De ahí la importancia de que esta labor sea organizada por un profesional.
LA IMPORTANCIA DE UN ARCHIVO EN UNA EMPRESA MODERNA
Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.
Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y ordenación sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fácil de manejar.
El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.
Tirar es la primera opción. Según Bárbara Hemphill “Si usted no sabe lo que tiene, o no puede encontrarlo, no vale nada para usted”.
Nos es difícil tirar por los siguientes motivos: el hábito de ojear, no tener los objetivos claros y el miedo a tirar.
Antes de tirar nos debemos de hacer las siguientes preguntas:
- ¿Requiere esto alguna acción por mi parte?
- ¿Puedo encontrarlo en otro sitio?
- ¿La información es suficientemente reciente para ser útil?
- ¿Para que puedo utilizar esta información?
- ¿Existen implicaciones legales o financieras?
- ¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tengo esta información?
- ¿Necesita alguien esta información?
Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.
En toda organización las finalidades del archivo son:
- Ser el centro de la información y de la documentación.
- Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
- Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
- Asegurar la conservación de los documentos.
Los fundamentos metodológicos de un archivo son:
- Lógica.
- Como me piden los documentos.
- Como necesitamos la información.
- Rigor.
- Sencillez.
Los criterios para un archivo eficaz son:
- Inequívocos.
- Explícitos.
- Objetivos.
La organización básica de un archivo es la siguiente:
- Existencia de unas normas de archivo o manual.
- Existencia de un índice.
- Instalaciones.
El guión para un manual de archivo de departamento o central sería el siguiente:
- Introducción general.
- Relación de tipos de documentos más corrientes.
- Proceso de llegada del documento al archivo.
- Normas y sistemas de clasificación.
- Tipos y niveles de archivos.
- Tipos y criterios para documentos.
- Conservación de la documentación en cada nivel.
- Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo o histórico.
- Normas de eliminación y conservación.
- Normas de retención o caducidad.
- Normas de solicitud de documentación.
- Normas para préstamos.
- Medios materiales necesarios.
- Medios personales necesarios.
Un índice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer donde tenemos nuestra documentación, evitar duplicados, efectuar transferencias y eliminación.
Tenemos diferentes clases de archivo:
- Centralizado.
- Descentralizado.
- Mixto.
Las ventajas del archivo centralizado son:
- Orden y control.
- Asequible a todos.
- Economiza duplicados.
- Economiza espacio y equipo.
- El procedimiento es uniforme.
Sus inconvenientes:
- Es estático.
- Requiere personal especializado.
- Retrasa la información.
- Riguroso en el préstamo.
Las ventajas del archivo descentralizado son:
- Mayor autonomía.
- Ajuste permanente.
- Rapidez de acceso.
- No requiere personal especializado aunque debería de tenerlo.
- Normas estrictas en cuanto al número de copias.
- Normas para el control y seguimiento de documentos.
Sus inconvenientes son:
- Puede faltar información.
- Falta de conocimiento del personal.
- Incremento de las tareas.
- Búsqueda y control de los documentos difícil.
Las ventajas del archivo mixto son:
- Mayor elasticidad.
- Pronta localización de documentos.
Sus inconvenientes son:
- Coordinación efectiva entre las dependencias.
- El archivo central debe establecer normas.
El ciclo de vida de un archivo tiene las siguientes etapas:
- Creación y clasificación.
- Orden y conservación.
- Transferencia.
- Eliminación
SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
Reglas básicas de los sistemas de archivo
Los conceptos básicos del archivo son:
- Título.
- Alfabético.
- Numérico.
- Alfanumérico.
- Unidad.
- Clasificar.
- Alfabetizar.
La forma en que se deben de clasificar los documentos depende del tipo de empresa y de la manera en que se soliciten los documentos. No se recomienda usar un único sistema de archivo, ya que cada archivo tiene sus necesidades.
La alfabetización de nombres de personas se realiza colocando primero los apellidos y después el nombre y los nombres de corporaciones, sociedades e instituciones como aparecen registrados.
Los sistemas de clasificación de archivos son los siguientes:
- Alfabéticos.
- Nominal.
- Geográfico.
- Temático.
- Numéricos.
- Natural.
- Cronológico.
- Codificado.
- Terminal.
- Alfanuméricos.
El sistema alfanumérico de clasificación es uno de los más antiguos, sencillos e indiscutibles. Tenemos cinco claves para el encabezamiento:
- Nombre de la empresa.
- Nombre de quien firma la carta.
- Nombre a quien está dirigida la carta.
- Nombre del tema de la carta.
- Nombre de la localidad geográfica.
Las ventajas del archivo alfabético son que es sencillo de ordenar y permite una fácil ampliación y sus inconvenientes son que el aumento de los expedientes complica la búsqueda y la creación de nuevos expedientes obliga a intercalarlos entre los existentes.
La organización física es muy importante en un archivo. Sus principales elementos son:
- Guías primarias.
- Guías secundarias.
- Carpetas individuales.
Las guías primarias dividen el archivo en secciones alfabéticas y las guías secundarias se usan para subdividir una sección y destacar los nombres importantes.
El archivo alfabético por temas puede ser diccionario o enciclopédico.
El archivo geográfico es una colocación alfabética de acuerdo con la división geográfica y el nombre o tema.
En el archivo numérico los documentos se ordenan según un código.
Las ventajas del archivo numérico son que permite añadir carpetas, grandes ampliaciones, ampliar archivos, rápida identificación e indicar temas relacionados y un gran inconveniente es que necesita un índice auxiliar alfabético.
El archivo numérico consta de:
- Índice numérico.
- Índice auxiliar.
- Índice alfabético.
El índice numérico contiene guías primarias, secundarias y especiales y carpetas individuales.
Un archivo alfanumérico es un archivo con combinación de números y letras.
MECANICA DEL ARCHIVO
Los pasos que se necesitan para archivar son los siguientes:
- Inspección.
- Clasificación.
- Codificación.
- Prearchivo.
- Archivo.
En los archivos de papel se tiende a tener demasiadas categorías. En el ordenador se tiende a tener demasiado pocas: directorios y subdirectorios.
Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:
- Archivar sobre la marcha.
- Utilizar carpeta para el pendiente de archivar.
- Usar separadores.
- Colocar información reciente en la parte delantera de las carpetas.
- Sujetar los papeles con grapas.
- Unir las copias de las respuestas.
- Alinear los bordes de los papeles que se archivan.
- No recargar cajones.
- Archivar la correspondencia por asuntos.
- Consultar cada cuanto tiempo se debe vaciar archivo.
- Archivar por apellidos la correspondencia de particulares.
- Procurar que las carpetas no contengan muchas materias.
- Apuntar con lápiz la fecha en que se puede eliminar material.
- Doblar hacia fuera los impresos de gran tamaño.
- Cuando se retiren documentos del archivo indicar quien lo tiene.
- Destinar un sitio a cada cosa.
Todas las normas establecidas para los métodos manuales son aplicables a los procedimientos informáticos.
CONTROL SEGUIMIENTO. TRASLADO Y DESTRUCCIÓN.
Para que un archivo funcione, necesita de un responsable, a ser posible profesional de la materia y que se encargará de establecer:
- Normas para el funcionamiento del archivo.
- Normas para el control de los documentos.
- Normas para transferencia de documentos.
- Normas para eliminación de archivos.
Tendrán que consensuarse o hacérselas saber al equipo que normalmente utiliza el archivo, teniendo en cuenta sus necesidades.
El responsable tiene autoridad sobre los documentos que se guarden y autoridad para imponer que se sigan las normas.
Hay dos maneras de dar salida a los documentos: los que se prestan y los que se sacan para dar información. Todo documento debe llevar un control sobre las personas que lo tienen. Para llevar este control podemos disponer de:
- Archivo recordatorio.
- Archivo de asuntos pendientes.
Para llevar este control necesitamos los siguientes materiales:
- Formulario de registro de salida.
- Formulario de comprobante.
- Hojas de colores.
- Archivo recordatorio.
- Archivo de pendiente.
Cada archivo tiene un ciclo de vida. En las normas se tiene que establecer un período de transferencia. Se suelen hacer cada año pero dependerá del tipo de empresa y del tipo de documentos. Esto implicará decidir que archivos son Semiactivos o Inactivos y expurgar los archivos antes de transferir.
Las transferencias deben ser programadas y en un archivo semiactivo se tiene que expurgar. Se tiene que guardar un índice de los archivos transferidos. Los pasos para la transferencia son:
- Preparar lista de carpetas transferidas.
- Preparar cajas de transferencia.
- Sacar un índice de lo que se transfiere.
El último paso en la vida de un documento es la eliminación o el paso al archivo histórico. Todos los documentos obsoletos se deben de eliminar.
El archivo de departamento está formado por documentos recientes, en plena vigencia jurídica y administrativa, de consulta continua.
El archivo central recibe los documentos tramitados en los departamentos. Tienen menor vigencia jurídica y administrativa y deben ser tratados por el archivero.
El archivo intermedio forma parte del archivo central y está formado por los documentos que tienen menos uso.
El archivo histórico recibe los documentos con más de 25 años y su misión principal es servir de fuente para la investigación histórica.
EQUIPOS Y SISTEMAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Cuando tenemos que decidir los equipos para los archivos tenemos que tener en mente algunas consideraciones fundamentales que son las siguientes:
- Estandarización de los equipos.
- La colocación de los despachos.
- Tipo de documentos.
- La durabilidad.
- La estética.
Para guardar los documentos tenemos:
- Archivos verticales.
- Archivos horizontales.
- Archivos de anillas.
- Carpetas colgantes.
- Subcarpetas.
- Guías para el archivo.
También tenemos los tarjeteros y las tarjetas de registro que disponen de las siguientes ventajas:
- La información puede ser intercalada.
- Se puede suprimir información.
- Se puede arreglar la información.
La microfilmación es un sistema de conservación de documentos que permite ahorrar espacios. Sus ventajas son:
- Menor capacidad de espacio.
- Ahorro de tiempo.
- Mayor seguridad.
- Mayor economía.
Sus inconvenientes son:
- Es un procedimiento costoso.
- Hay que utilizar compañías externas.
- Se necesitan lectores para los documentos.
- Las películas tienen una vida relativa.
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