Las condiciones de instalación de los documentos en las oficinas son fundamentales para la preservación y conservación de la documentación, y forman parte una buena organización del archivo de oficina.
- Evite las carpetas de anillas, que obligan a taladrar la documentación. Si usa este tipo de carpetas introduzca la documentación dentro de dossier de plástico, así evitará taladrarla.
- Desprenda a la documentación de gomas, clip, «post-it», y en la medida de lo posible también de grapas. Si no puede evitar el uso de grapas, use grapas galvanizadas.
- Las cajas de archivo definitivo deben estar llenas, pero sin forzarlas para su cierre. Si están muy llenas o muy vacías la documentación sufre daños.
- Apoye la caja sobre los estantes por el lado mas largo.
- Coloque las cajas en lugares secos, alejados de polvo, y de focos de calor y luz.
http://archivo.uca.es/gestion/normasorganizacion#Bloque2
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