Ventajas de un Archivo
bien organizado
La información juega un papel muy importante en la competitividad
de la empresa y en la innovación. Un archivo bien organizado nos permitirá
acceder a una información fiable en el momento en el que la necesitemos, lo que
nos ayudará a tomar decisiones más eficaces y rentables para nuestro negocio.
En el entorno empresarial manejamos información proveniente de distintos ámbitos:
La información juega un papel muy importante en la competitividad
de la empresa y en la innovación. Un archivo bien organizado nos permitirá
acceder a una información fiable en el momento en el que la necesitemos, lo que
nos ayudará a tomar decisiones más eficaces y rentables para nuestro negocio.
En el entorno empresarial manejamos información proveniente de distintos ámbitos:
· Ambiental o externa, que es la que entra en la empresa procedente del entorno. En
este grupo se incluye la información cultural, científica, técnica, económica,
jurídica, política, social, demográfica y sobre recursos naturales. Nos aporta
información sobre el escenario económico o social, ayudándonos a determinar los
riesgos y oportunidades para nuestro negocio.
· Interna, que se genera y difunde dentro de la propia empresa, gracias a
sus trabajadores. Permite determinar los puntos fuertes y débiles de
nuestra organización. Es muy importante usar herramientas que nos permitan
reunir toda esta información, de manera que todos los miembros de la organización
puedan compartirla y acceder a ella. Una buena forma de gestionarla es a través
de la intranet de nuestra empresa, facilitando su fluidez y evitando
duplicidades.
· Corporativa es aquella que sale de la
empresa al exterior y que por tanto está relacionada con la imagen que
ofrecemos a proveedores, clientes y a nuestro entorno en general. Este tipo de
información es muy importante, porque de ella depende la opinión que tenga
nuestro entorno sobre nosotros, lo que a su vez influirá en nuestro negocio.
Además nos permite aportar información útil a la comunidad a la que
pertenecemos.
BENEFICIOS
DE LA GESTION DOCUMENTAL
Una buena gestión documental
nos aportará ventajas competitivas, entre las que destacan:
1.Tener localizados en todo
momento los documentos generados y gestionados por nuestra empresa.
2.Acceder rápidamente a la
información que se necesita.
3.Reducir el nivel de
incertidumbre en la toma de decisiones eficaces en la gestión diaria de nuestra
empresa.
4.Ahorrar costes derivados del
tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación no identificada de
manera clara e inequívoca.
5.Ahorrar costes en el
mantenimiento y gestión de la documentación.
6.Optimizar el espacio en
nuestras instalaciones.
7.Tener unas pautas claras sobre
los documentos o expedientes que se deben conservar y aquellos que pueden ser
destruidos por ser innecesarios.
8.Determinar de manera muy clara
el nivel de accesibilidad.
9.Identificar de manera
inequívoca las copias y documentos obsoletos, así como los documentos
originales.
HERRAMIENTAS
ARCHIVISTICAS
Algunas de las herramientas más
importantes que ayudan a una buena gestión del archivo son:
·Cuadro de clasificación: se adapta a la organización que representa. Nos ayuda a
identificar todas las series documentales y a unificar criterios de
clasificación. No es necesario que sea complejo. Tampoco es conveniente que
tenga demasiados niveles.
·Ciclo de vida del documento: es un documento que refleja todas las series
que forman nuestro archivo, así como su trayectoria documental (transferencias,
expurgo, etc.).
·Procedimientos por escrito y actualizados sobre clasificación y ordenación, expurgo, transferencia, etc.
·Inventario con las series y expedientes
que forman nuestro archivo y que nos indiquen su ubicación.
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